Osallistuva budjetointi on eräänlainen taloussuunnittelustrategia, johon kuuluu laajemman henkilöstön aktiivinen osallistuminen toimivan budjetin luomiseen osastolle tai jopa koko yritykselle. Tämän tyyppisen budjetoinnin taustalla olevaa ajatusta kutsutaan joskus alhaalta ylöspäin suuntautuvaksi lähestymistavaksi, koska paitsi omistajat ja johtajat luovat budjettikohtia ja määriä, myös työntekijät, jotka työskentelevät toiminnan eri alueilla. Yksi osallistavan budjetoinnin eduista on, että työntekijät tuntevat paremman yhteyden yritykseen, lisäävät moraalia ja vaikuttavat lopulta positiivisesti työntekijöiden tuottavuuteen.
Osallistuvalla budjetilla työntekijöitä koko yritysrakenteessa pyydetään antamaan panos arvioitaessa yrityksen tarpeita tulevalle budjettikaudelle. Työskennellessään yrityksen johdon suunnittelemien ohjeiden mukaisesti nämä työntekijät harkitsevat erilaisia rivejä ja määrittävät, miten rahoitus tulisi kohdentaa yrityksen kasvumahdollisuuksien parantamiseksi. Monissa tapauksissa tämän lähestymistavan etuna on tunnistaa mahdollisia strategioita, joita työntekijät, jotka ovat suoraan mukana yrityksen tietyn alueen päivittäisessä toiminnassa, voivat käyttää tunnistamaan määrärahat, jotka lopulta säästävät rahaa ja auttavat kyseistä aluetta toimimaan paremmin tehokkuusaste.
Osallistuvaan budjetointiin liittyvä todellinen strategia voi vaihdella. Yksi tapa on kutsua tiettyjä työntekijöitä osastolla suunnittelemaan se osa yrityksen talousarviosta, joka keskittyy heidän tiettyyn työalueeseensa. Muina aikoina lähestymistapa voi vaatia useiden eri osastojen työntekijöitä työskentelemään yhdessä yleisen budjettisuunnitelman kanssa. Yrityksen rakenteen koko ja monimutkaisuus vaikuttavat siihen, miten osallistava budjetointistrategia toteutetaan. Sen perusteella mallin omistajat ja johtajat uskovat todennäköisesti tuottavan tehokkaimmat tulokset.
Vaikka osallistuva budjetointi antaa työntekijöille enemmän ääntä siitä, miten yritys asettuu tulevalle budjettikaudelle, on tärkeää huomata, että talousarvion lopullinen hyväksyminen on edelleen yrityksen virkamiesten vastuulla. Tuloennusteista ja muista tekijöistä riippuen työntekijöiden tekemiä ehdotuksia voidaan pitää tai ei ehkä pitää elinkelpoisina tuolloin. Silloinkin kun näin on, osallistavan budjetoinnin lähestymistapa tuottaa ideoita runsaasti luovia ehdotuksia, joita voidaan hyödyntää yrityksen edistyessä. Tämä auttaa vahvistamaan työntekijöiden ponnisteluja ja voi lisätä työntekijöiden uskollisuutta ja motivoida kyseisiä työntekijöitä työskentelemään tehokkaammin vastuualueillaan.