Yleensä ostoehdotustilaus on lomake, joka pyytää tuotteen ostamista. Suuret yritykset ja organisaatiot käyttävät usein näitä tilauksia ostojen ja kustannusten hallintaan. Keskuskäsittelyosasto, jota usein kutsutaan ostoosastoksi, yleensä arvioi tilaukset ja päättää, mistä ne hankitaan. Kun tämä on määritetty, ostoehdotustilaus muunnetaan yleensä ostotilaukseksi toimittajalta pyydettyjen tuotteiden hankkimiseksi.
Ostopyyntötilaukset tulevat usein paperilomakkeina tai verkkoasiakirjoina. Kummassakin tapauksessa lomakkeet edellyttävät samantyyppisiä tietoja, kuten pyytäjän nimi ja osasto, soveltuvat tilinumerot, osanumerot ja pyydettyjen tuotteiden kuvaukset sekä mahdolliset toimittajat, joilta tuotteet hankitaan. Online-tilassa lomakkeet voidaan toimittaa sähköisesti erityisellä hakuohjelmistolla tai ne on ehkä tulostettava ja toimitettava perinteisten paperilomakkeiden tapaan.
Yleensä ostoprosessi alkaa yksilö- tai osastotasolla. Jos työntekijä esimerkiksi tarvitsee uuden kannettavan tietokoneen, häntä voidaan vaatia tekemään ostopyyntötilaus siitä. Tällaisissa yksittäisissä tilauksissa lomake on usein ensin hyväksyttävä johtajan tai osastopäällikön toimesta ennen kuin se lähetetään keskitetylle hankintaosastolle lisäarviointia varten.
Kun ostoehdotustilaus saapuu ostoosastolle, usein arvioidaan, onko tuotetta todella tarvittu ja onko siihen varattu rahaa. Jos nämä ehdot täyttyvät, hankintaosasto määrittää yleensä luotettujen toimittajien luettelon perusteella, mistä tuote hankitaan. Kallien ostojen tapauksessa he voivat pyytää tarjouksia useilta toimittajilta löytääkseen kilpailukykyisimmän ehdot. Etusijalle voidaan antaa mikä tahansa tarjouslomakkeessa mainittu toimittaja, vaikka joillakin ostoosastoilla on valtuudet tehdä lopullinen hankintapäätös sen perusteella, mikä on organisaatiolle parasta. Kun lopulliset tiedot on hyväksytty, ostotilaus laaditaan yleensä tapahtuman suorittamiseksi valitun toimittajan kanssa.
Ostopyyntötilauksella ei yksinään usein ole virallista ostovoimaa. Yleensä lopullinen ostotilaus muodostaa sopimuksen yrityksen ja myyjän välillä. Jotkut organisaatiot voivat kuitenkin käyttää ostoehdotustilauksia vaihtokelpoisesti ostotilausten kanssa. Näissä tapauksissa ostoehdotustilausta voidaan käyttää suoraan toimittajan kanssa sopimuksena tietyn tuotteen ostosta ilman toissijaista ostotilausta.