Ostotilauslasku on asiakirja, jota käytetään liiketoimissa. Tämän asiakirjan nimi johtuu siitä, että ostotilauksen numero on mukana. Tätä numeroa käytetään sitten koko tapahtuman ajan. Ostajan ja myyjän välillä voi olla useita ostotilauslaskuja milloin tahansa. Tällaista asiakirjaa voidaan käyttää tavaroihin tai palveluihin.
Jotta sopimus olisi laillinen, on oltava tarjous ja hyväksyntä. Rahan ja tavaroiden vaihto ostajan ja toimittajan välillä on sopimus. Tällaisessa tilanteessa ostotilauksen laskua voidaan pitää tarjouksena, koska ostaja ilmaisee halukkuutensa ostaa tietyn määrän tiettyjä tavaroita tiettyyn hintaan. Toimittaja hyväksyy täyttämällä tilauksen, lähettämällä laskun ja vastaanottamalla maksun.
Ostotilauslasku sisältää yleensä lukuisia tietoja. Ostaja on tunnistettava selvästi, mukaan lukien hänen yhteystietonsa. Tämän lisäksi toimitusosoitteelle on yleensä varattu tilaa, koska yrityksillä voi olla useampi kuin yksi toimipaikka. Ostotilausnumero on erittäin tärkeä tieto, joka tavallisesti löytyy asiakirjan yläosasta.
Tilauksen tekijän tulee näkyä laskussa. Yleensä kauppaan sovelletaan erityisehtoja. Tilaus on esitettävä perusteellisesti, mukaan lukien tuotteiden tai palvelujen nimet, määrä, SKU -numerot ja hinnat. Ostaja voi myös laskea vero-, toimitus- ja käsittelykulut sekä muut kulut.
Ostotilauslasku voi suojata sekä ostajaa että myyjää. Ostajan puolesta on näyttöä siitä, että hän pyysi tietyn määrän tiettyjä tuotteita ja odotti maksavansa tietyn hinnan. Jos myyjä tarjoaa muita tuotteita tai palveluita tai yrittää nostaa hintaa, ostajalla on asiakirja, joka tallentaa hänen alkuperäisen tarjouksensa. Myyjä on suojattu, koska ilman tällaista asiakirjaa ostaja voi pyytää tavaroita ja kieltäytyä hyväksymästä tai maksamasta niitä.
Lukuisia ostotilauslaskuja voi olla olemassa, koska ostaja voi tehdä uusia tilauksia ennen aikaisempien tilausten täyttämistä. Oletetaan esimerkiksi, että Charlie’s Maintenance saa sopimuksen katon vaihtamisesta. Charlie voi käyttää ostotilauslaskua työn tarvikkeiden pyytämiseen. Myöhemmin samana päivänä Charlie’s Maintenance voisi saada uuden sopimuksen telakan korjaamisesta. Tätä työtä varten tarvittavat tarvikkeet sijoitetaan todennäköisesti eri ostotilauksen laskuun.
Tämä korostaa ostotilausnumeron merkitystä. Aina kun molemmat osapuolet kommunikoivat, tätä numeroa käytetään yleensä sekaannusten poistamiseen. Tämä koskee myös tilauksen tilaa koskevia kyselyjä, jälkitoimitusilmoitusten lähettämistä ja laskujen lähettämistä.