Ostotilauspyyntö on ensimmäinen askel ostotilauksen tekemisessä. Pyyntö voidaan luoda tarkistamalla varastot manuaalisesti tai hallintotietojärjestelmästä luodusta automaattisesta ostopyynnöstä. Suurissa valmistustoiminnoissa hankintaosasto ei välttämättä ole edes samassa rakennuksessa tai maantieteellisessä paikassa kuin laitos, joten komponenttien saamiseksi tarvitaan ostotilauskirje.
Pienissä operaatioissa tai “yhden miehen esityksissä” käytetään usein visuaalista inventaariojärjestelmää kalliimman tietokoneistetun inventaariojärjestelmän sijasta. Kun tietyn tuotteen varastot vähenevät, omistaja yksinkertaisesti soittaa toimittajalle ja esittää ostotilauksen. Liiketoiminnan tyypistä riippuen omistaja voi käyttää kanban- tai kaksisäiliöjärjestelmää, mikä tarkoittaa, että ostotilauspyyntö käynnistyy, kun ensimmäinen roskakori tyhjenee ja toinen lokero vedetään.
Tämäntyyppinen inventaariojärjestelmä perustuu varaston visuaaliseen tarkastamiseen, jotta tiedetään milloin tilata lisätuote. Kun toimittaja on vahvistanut ostotilauspyynnön, omistaja toimittaa usein luottokortin tuotteen maksamiseksi. Vaihtoehtoisesti omistaja voi antaa ostotilauksen, joka on paperilomake, jossa ilmoitetaan ostettava tuote ja maksuehdot.
Suuremmat toiminnot käyttävät tyypillisesti johtamistietojärjestelmää tai yrityksen resurssien suunnittelujärjestelmää (ERP) seuratakseen kysyntää, varastoa ja ostotilauksia. Nämä tietokonepohjaiset järjestelmät toimivat siten, että pääsuunnittelija syöttää markkinointiennusteen. Järjestelmä vertaa sitten suunniteltua tuotteen valmistusaikataulua nykyisiin valmiisiin tuotteisiin, valmisteilla oleviin tuotteisiin ja raaka-ainevarastoon.
Tietokonejärjestelmissä on taulukko tai tiedosto, joka sisältää toimittajan läpimenoajan kullekin valmistusprosessissa käytetylle osalle. Kun järjestelmä vertaa tuotteen valmistusaikataulua varastoon, se ottaa huomioon toimittajan läpimenoajan ja luo ostotilauspyynnön kaikista tilattavista osista. Useimmat tuotantolaitokset toimivat juuri oikeaan aikaan (JIT) -ympäristössä, mikä tarkoittaa, että järjestelmä suunnittelee komponenttien saapuvan juuri ennen kuin niitä tarvitaan valmistustoimintaan. Tämä vähentää tarvittavan varastotilan määrää ja varastoon sidotun pääoman määrää.
Hankintaosasto lähettää sitten tuloksena saadun ostotilauspyynnön komponenttitoimittajille. Kun toimittajat vahvistavat komponenttien hinnoittelun, vähimmäistilausmäärät ja toimitusajan, hankintaryhmä antaa kiinteän ostotilauksen. Ostotilaus on sitova asiakirja, joka takaa, että toimittajalle maksetaan toimitushetkellä.