Ostotilausten hallinta on sisäinen liiketoiminnan kirjanpitotoiminto. Yritykset käyttävät ostoprosessia varastojen, käyttöomaisuuden ja muiden tavaroiden tai palvelujen tuottamiseen tarvittavien tavaroiden hankkimiseen. Ostotilaukset ovat sisäinen asiakirja, joka antaa nimenomaisen valtuutuksen eri resurssien ostamiseen. Suuremmilla yrityksillä on yleensä tarkemmin määritelty ostotilausprosessi kuin pienemmillä yrityksillä. Suuret yritykset luovat ostotilausten hallintasääntöjä varmistaakseen, että työntekijät noudattavat tämän prosessin tavanomaisia toimintamenettelyjä.
Yritysten omistajat yleensä nimeävät tilausvaltuuden tietyille yrityksille. Yritysten omistajat, johtajat ja johtajat antavat usein operatiivisten johtajien hyväksyä osastonsa ostotilaukset. Ostotilaukset merkittäviltä dollarimääräiltä, kuten useilta tuhansilta dollareilta, ovat ainoita ostotilauksia, jotka edellyttävät johtajan lupaa. Yritysten omistajat ja johtajat delegoivat tämän kyvyn varmistaa, että yrityksen liiketoiminta voi jatkua ilman liiallista valvontaa.
Yritykset voivat käyttää ostotilausten hallintajärjestelmää, joka edellyttää useiden toimittajien tai toimittajien tarkastusta. Tämä vaatimus varmistaa, että yritys saa taloudellisista resursseista mahdollisimman pienet kustannukset. Valmistus-, tuotanto- ja rakennusyritykset käyttävät yleensä tarjous-/ehdotusostotilausjärjestelmää. Tarjous-/ehdotusjärjestelmän avulla myyjät ja toimittajat voivat esittää yritykselle erityisiä taloudellisia resursseja koskevia tietoja. Toimittajat ja toimittajat hahmottavat kunkin tuotteen hinnan, käytettävissä olevan toimitusprosessin ja kaikkien tarjouksessa/ehdotuksessa lueteltujen palvelujen suorittamiseen tarvittavan ajan. Tämä prosessi lievittää yritystä tekemästä runsaasti jalkatöitä, jotka liittyvät taloudellisten resurssien hankintaan.
Suuryrityksillä on usein hankintaosasto, joka on yksin vastuussa resurssien hankkimisesta. Tämä osasto hyväksyy valtuutetun ostotilauksen ja lähettää sen myyjälle tai toimittajalle. Hankintaosasto tarkistaa tavaroiden saatavuuden varmistaakseen, että myyjä voi täyttää kaikki ostotilauksen sopimusvelvoitteet. Ostotilauksen seurantaongelmat tai muutokset voidaan lähettää operatiiviselle johtajalle hyväksyttäväksi. Hankintaosasto on yksinkertaisesti välittäjä, joka hoitaa tilausprosessin ostotilausten hallintajärjestelmässä.
Kun tavarat tai palvelut on vastaanotettu tai valmis, myyjät ja toimittajat lähettävät yritykselle laskun maksun pyytämiseksi. Tästä alkaa ostotilausten hallintajärjestelmän viimeinen prosessi. Laskun tarkistaa yrityksen kirjanpito. Kirjanpito -osastolla ostovelat ovat vastuussa ostotilausten asiakirjojen tarkastamisesta ja maksujen suorittamisesta. Monet yritykset käyttävät kolmisuuntaista ottelujärjestelmää. Ostoreskontran virkamiehet tarkistavat sisäisen ostotilauksen vastaanottamiensa asiakirjojen ja toimittajan laskujen perusteella. Yritykset myöntävät maksuja vain, kun kaikki kolme paperityötä vastaavat. Kirjanpitäjät syöttävät tiedot yrityksen kirjanpito -ohjelmistoon, tulostavat sekin ja saavat valtuutetun allekirjoittajan allekirjoittamaan maksun myyjälle.