Kirjanpitäjä on vastuussa tietojen syöttämisestä kirjanpitoon yrityksen tai organisaation puolesta. Monien maiden lait edellyttävät, että yritysten omistajat pitävät yksityiskohtaisia taloudellisia tietoja tuloista ja kuluista, ja näitä tietoja tarkastellaan verojen valmistelun ja yritysten tarkastusten aikana. Kirjanpitäjän on varmistettava, että taloudelliset tiedot kirjataan tarkasti ja yhtiön kirjat ovat tasapainossa päivittäin, viikoittain tai kuukausittain.
Monet yritykset ylläpitävät erillisiä pääkirjoja erityyppisille kuluille, kuten palkanlaskennalle tai varastolle. Ennen kuin varat talletetaan tai nostetaan näiltä tileiltä, pääkirjanpitäjä voi ensin siirtää kaikki tapahtumat pääkirjan kautta. Talletukset kirjataan pääkirjaan ja veloitetaan sitten kyseiseltä tililtä ja siirretään uudelleen asianmukaiseen alakirjaan. Virkailija käyttää alikirjanpidon tilinumeroita seuratakseen näitä talletuksia ja nostoja, mutta pääkirjan tilikirja sisältää tiedot kaikista yrityksen veloista ja hyvityksistä.
Jokaisen päivän lopussa kirjanpidon loppusaldon tulisi heijastaa päivän alkutaseen yhteenlaskettu summa sekä kaikki hyvitykset ja miinus kaikki veloitukset. Yleensä yritykset vaativat virkailijaa tasapainottamaan pääkirjaa päivittäin. Jos havaitaan ristiriitoja, kirjanpitäjän on tarkastettava huolellisesti kaikki tapahtumat ja kuitit ongelman lähteen tunnistamiseksi. Virkailijan on korjattava virhe ja varmistettava, että loppusaldo on tarkka. Joissakin maissa virkailijoiden ei tarvitse tarkastaa pääkirjoja päivittäin, mutta mitä useammin pääkirjoja tarkistetaan, sitä helpommin virkailijat voivat havaita ja ratkaista ongelmia.
Kirjanpitäjät ovat joskus vastuussa taloudellisten raporttien laatimisesta ja esitysten tekemisestä yrityksen johtajille tai omistajille. He voivat vastata kysymyksiin yrityksen taloudellisesta tuloksesta viittaamalla kirjanpitoon sisältyviin tietoihin. Kun veroviranomaiset suorittavat tarkastuksia, kirjanpitäjä vastaa tilintarkastajan kysymyksiin ja toimittaa kopiot tilintarkastajien pyytämistä kuiteista ja taloudellisista tiedoista.
Jotkut yritykset palkkaavat kirjanpitäjiä toimimaan kirjanpitäjinä. Näillä henkilöillä on yleensä korkeakoulututkinto kirjanpidosta, rahoituksesta tai asiaan liittyvästä alalta ja heillä on lupa työskennellä kirjanpitäjinä. Suuryritykset voivat palkata suuren määrän virkailijoita valvomaan yrityksen eri osastojen taloutta. Pienet yritykset palkkaavat joskus kirjanpitäjiä, joilla ei ole muodollista kirjanpitokoulutusta, toimimaan kirjanpitäjinä. Näillä henkilöillä voi olla korkeakoulututkintoja tai ei, mutta yleensä heillä on jonkin verran kokemusta toimistojen ylläpitäjistä, sihteereistä tai rahastonhoitajista.