Pääomareservit ovat varoja, jotka on varattu käytettäväksi tiettyjen hankkeiden kanssa, jotka sisältävät pitkäaikaista pääomasijoitusta, tai jotka voivat liittyä jonkinlaisiin pääomakustannuksiin tulevaisuudessa. Ei ole epätavallista, että paikalliset ja kansalliset hallitukset luovat tällaisia varauksia keinona kerätä varoja vähitellen odotettavissa oleviin tarpeisiin. Minkä kokoinen yritys voi myös perustaa pääomareservin ja käyttää sitä meneillään oleviin hankkeisiin tai jonkin tulevan hankkeen valmisteluun.
Pääomareservirahaston pääidea on varata varat, jotka eivät kuulu tavanomaiseen toimintabudjettiin ja joita voidaan käyttää menojen kattamiseen hankkeilla, jotka on rahoitettava ainakin osittain toimintabudjetin ulkopuolella. Esimerkiksi kunta voi haluta rakentaa uuden kaupungintalon. Jos talousarviossa ei ole varattu varoja tämän toiminnan valmistelun aloittamiseen, pääomareservistä saadut tulot voidaan nostaa hallitsemaan kustannuksia, jotka aiheutuvat maanrakennuksen valmistamisesta uudelle rakennukselle, piirustusten laatimisesta ja yleisesti valmistautumisesta uuden laitoksen rakentaminen. Pääomareservirahaston varojen määrästä ja rahaston maksuja koskevista säännöistä riippuen voi olla mahdollista rahoittaa koko rakennushanke varauksella.
Yritykset voivat käyttää pääomarahastoa pitkälti samalla tavalla. Vararahastoa voidaan kasvattaa useiden vuosien ajan, yleensä siirtämällä rahastoon aika ajoin syntyneet ylijäämät. Jos liiketoiminta haluaa laajentua, mahdollisesti avaamalla uuden vähittäismyymälän tai rakentamalla uuden tuotantolaitoksen, pääomarahastoon sisältyvät varat voidaan käyttää näiden hankkeiden käynnistämiseen. Varantojen käyttö antaa yritykselle mahdollisuuden hallita prosessia tarvitsematta hankkia ulkopuolista rahoitusta ja poistaa näin ollen tarpeen maksaa takaisin lainojen tai luottolimiittien korot, jotta laajennusprojekti voidaan suorittaa loppuun.
Kaikki varat, jotka on sijoitettu pääomarahastoon, on kirjattava kunnan tai yrityksen kirjanpitoon. Kuntien kannalta tämä tarkoittaa varantoihin talletettujen varojen alkuperän tunnistamista, mukaan lukien lahjoitetut varat ja valtion tuilla saadut varat. Yritysten on myös otettava tarkasti huomioon pääomarahastoon osoitettujen varojen alkuperä. Monissa maissa lait säätelevät sitä, miten pääomarahastoa on hallinnoitava, ja ne tarjoavat peruskehyksen sille, miten julkisyhteisö tai yritys rakentaa ja ylläpitää varantoa, mukaan lukien se, miten varat on varattu tietyntyyppisille pääomakuluille.