Päätöskirjeet ovat Yhdysvaltain sisäisen veroviraston myöntämiä asiakirjoja. Pohjimmiltaan päättävä kirje on virallinen päätös siitä, täyttääkö työnantajan toteuttama eläke- tai eläkejärjestely kaikki IRS: n eläkejärjestelyjen rakennetta ja toimintaa koskevat kriteerit. Yleensä annetaan päättävä kirje, jolla joko vahvistetaan eläkejärjestelyn täydellinen noudattaminen tai ilmoitetaan työnantajalle, että suunnitelma ei ole vaatimusten mukainen ja että työtä tarvitaan enemmän ennen kuin suunnitelma voidaan virallisesti rangaista.
Päätöskirjeen saaminen edellyttää yleensä yhteydenottoa IRS: n piiritoimistoon, joka kattaa työnantajan päämajan maantieteellisen sijainnin. Ehdotettu eläke- tai eläkesuunnitelma toimitetaan yksityiskohtaisesti IRS: lle. IRS puolestaan arvioi ehdotetun suunnitelman jokaisen näkökohdan ja määrittää, täyttääkö rakenne nykyiset hyväksyttävät vaatimukset. Jos kaikki on kunnossa, piirin johtaja antaa muodollisen asiakirjan, joka vahvistaa suunnitelman olevan täysin yhdenmukainen. Suunnitelmaa tarkastellaan säännöllisesti sen varmistamiseksi, että kaikki perusrakenteeseen tehdyt muutokset ovat myös nykyisten kriteerien mukaisia.
Jos ehdotettu suunnitelma ei täytä IRS: n asettamia nykyisiä kelpoisuuksia, määrittelykirjeessä viitataan yleensä siihen, mitkä suunnitelman alueet eivät ole vaatimusten mukaisia. Tämä antaa työnantajalle mahdollisuuden palata takaisin ja tarkentaa nykyistä suunnitelmaa. Kun tarkistettu suunnitelma on valmis, se toimitetaan IRS: lle toisen kerran. Jos kaikki suunnitelman avoimet kysymykset on käsitelty IRS: ää tyydyttävällä tavalla, suunnitelma virallisen hyväksynnän antava päättävä kirje palautetaan työnantajalle.
Vaikka IRS voi määräajoin tarkistaa eläkejärjestelyjä, jotka on tällä hetkellä hyväksytty päättävällä kirjeellä, on yleensä viisasta, että työnantaja pysyy ajan tasalla säännösten muutoksista, jotka voivat vaikuttaa järjestelyn asemaan. Samaan aikaan on myös hyvä kuulla IRS: tä kaikista suunnitelluista muutoksista ennen niiden toteuttamista. Tämä auttaa varmistamaan, että suunnitelma toimii hyvin vakiintuneiden pätevyyksien rajoissa.
Eläkejärjestelyn virallisen tunnustamisen ohella IRS antaa myös päättäväisen kirjeen voittoa tavoittelemattomille järjestöille vahvistaakseen verovapauden. Kirjeen teksti viittaa organisaatioon sovellettavaan sisäisten tulokoodien osaan ja toimii virallisena vahvistuksena siitä, että yhteisö tunnustetaan verovapaana organisaationa.