Palkanumero on joukko numeroita, jotka on annettu työntekijälle viitteenä palkkaraporteissa. Palkka lasketaan ja osoitetaan työntekijälle hänen numeronsa mukaan, jota kutsutaan myös työntekijän numeroksi tai henkilöstötunnukseksi. Palkanumero on yleensä kolmesta kahdeksaan numeroinen, riippuen osaston työntekijöiden määrästä. Se sijaitsee yleensä palkkalaskelman oikeassa ylä- tai vasemmassa kulmassa. Numero löytyy myös aikatauluista, sisäisistä kirjeenvaihtomuistioista sekä työntekijää koskevista virallisista kyselyistä ja kirjeistä.
Palkanlaskennan antaminen palkanlaskentaosastolle auttaa saamaan palkan. Jokainen numero toimii koodina kustannuskeskukselle määrittämään alueen, johon työntekijä kuuluu. Lyhyesti sanottuna se on tapa tunnistaa työntekijät ja heidän palkkansa ja työpaikkansa oikein. Nämä palkanumerot myöntää yleensä organisaation henkilöstöosasto työntekijää palkatessaan. Koodattu palkanumero edustaa työntekijän henkilöllisyyttä organisaatiossa.
Manuaalisessa palkanlaskentajärjestelmässä työntekijän nimi riittää suoritetun työn maksujen hallinnointiin. Nykyaikaisemmassa ympäristössä palkanumeroa käytetään palkanlaskennan ohjelmistoissa. Palkanhallintaohjelmiston käyttöä varten numero tarvitaan perustana palkan seurannalle ja maksamiselle työntekijälle.
Uusien innovaatioiden ja järjestelmien olemassaolo edellyttää palkanumeron käyttöä, jotta palkanlaskentaprosessi voi edetä nopeammin. Nykyaikaisissa ohjelmistoissa käytetään palkkamenetelmää, jossa työnantaja maksaa työntekijälle suoritetuista palveluista. Muut yritykset keskittyvät tarjoamaan palkasäästöohjelmia hyvittämällä palkka suoraan työntekijän tilille.
Palkanlaskentajärjestelmät liittyvät kirjanpidon ja kirjanpidon historiaan, ja ne voidaan jäljittää vuoteen 4000 eaa. Alun perin tunnettu Fat Luca Pacioli, tunnettu matemaatikko ja Leonardo da Vincin läheinen yhteistyökumppani, kehitti sen järjestelmäksi seuratakseen hänen myyntiään kauppa -aluksilla. Vuonna 1494 hän kirjoitti kirjan, jossa kerrottiin yksityiskohtaisesti menetelmistä, jotka vastaavat kirjanpidon ja palkanlaskennan kaksinkertaista kirjaamista. Tätä kutsutaan usein palkkajärjestelmien kehittämisen alkuvaiheeksi. Hänen menetelmänsä eroavat nykyisistä tekniikoista, mutta pohjimmiltaan perusasiat ovat aivan samat.