Palkanlaskija on henkilö, joka valvoo palkanlaskentaa ja palkanlaskennan ylläpitoa. Palkanlaskennan järjestelmänvalvojilla voi olla vaihteleva pätevyys yrityksen koon ja luonteen mukaan. Pienyrityksessä yksi kirjanpitoalan ammattilainen voi hoitaa kaikki kirjanpitotarpeet, kuten palkanlaskennan, myyjän maksut, myyntisaamisten käsittelyn ja muut asiat. Suuremmissa yrityksissä voi olla palkkahallintoosasto, jota valvoo pätevä tili virkailijaryhmän kanssa, ja keskisuurissa yrityksissä yksi henkilö toimii palkanlaskennan ylläpitäjänä ja keskittyy yksinomaan palkanlaskentaan.
Joillakin palkanlaskennan ylläpitäjillä on lukion tutkintotodistus ja he oppivat työssä. Toiset ovat osallistuneet koulutus- ja sertifiointiohjelmiin hankkiakseen liiketalouden perustaitoja. Monet tekniset koulut ja yhteisöt tarjoavat kursseja, jotka valmistavat ihmisiä uraan palkkahallinnossa. Lisää pätevyyttä voi tarkoittaa korkeampaa palkkaa alussa, mutta sitä ei ehkä vaadita.
Palkanlaskennan järjestelmänvalvoja kerää ja tarkistaa kellonaikatiedot ja on vastuussa oikeiden ja täydellisten palkkien myöntämisestä. Palkanlaskentaprosessin aikana palkanlaskennan järjestelmänvalvojien on suoritettava lähdöt, mukaan lukien verot, vapaaehtoiset maksut etuusohjelmiin ja palkkojen korotukset. Nämä pidätykset on dokumentoitu jokaiseen palkkakuittiin, jotta työntekijä voi tarkistaa, että ne ovat oikein.
Palkanlaskennan ylläpitäjät pitävät kirjaa myös vanhoista palkkatiedoista. Tätä käytetään veroasiakirjojen luomiseen vuoden lopussa sekä viittausten antamiseen, jos palkkakiista on kiistanalainen. Työntekijät eivät välttämättä heti huomaa ongelmia, kuten väärän palkan maksamista, ja työntekijä voi saattaa riitauttaa useiden kuukausien ikäisen takaisinmaksun, minkä vuoksi on erittäin tärkeää säilyttää hyvin järjestetyt tiedot, jotta tiedot voidaan nopeasti hakea ja tarkistaa.
Tämä työ vaatii yleensä atk -taitoja. Useimmat palkanlaskennan pääkäyttäjät käyttävät tietokoneohjelmia palkkatietojen luomiseen, ja heidän on ehkä työskenneltävä kirjanpito -ohjelmiston kanssa palkkatietojen syöttämiseksi. On myös tavallista, että työpaikat käyttävät tietokonepohjaisia ajanottojärjestelmiä, ja palkanlaskennan päällikön on tunnettava kellonaika ja sen toiminta.
Näissä tehtävissä olevien henkilöiden palkkaus vaihtelee. Mitä enemmän kokemusta tai koulutusta jollakin on, sitä korkeampi peruspalkka voi olla. Työskentely suurissa yrityksissä voi tarjota etuja, kuten sairausvakuutuksia ja eläkejärjestelyjä, jotka voivat lisätä palkkaa. Mahdollinen palkanlaskennan ylläpitäjä saattaa haluta vertailla palkkaviittaussivustoja tarjottujen palkkojen vertailuun alan ja alueen jatkuvan hinnan kanssa.