Palkkakustannus on kulu, joka yritykselle aiheutuu työntekijöiden palkkojen ja etuuksien maksamisesta. Yleensä termi koskee muita kuin valmistavia työntekijöitä riippumatta siitä, pidetäänkö heitä tunti- tai toimihenkilöinä. Tuotantopalkkoja käsitellään tyypillisesti hieman eri tavalla, eivätkä ne ota huomioon palkkakustannuksia. Yhtiön luetellut palkkakustannukset eivät välttämättä vastaa todellista bruttopalkkaa, jonka työntekijä saa etuuksien ja mahdollisesti muiden verojen vuoksi.
Työntekijöitä, jotka voivat olla mukana tässä laskelmassa, voivat olla sihteerit, esimiehet ja ylläpitäjät. Joissakin tapauksissa linjalla työskentelevät tai valmistusprosessiin osallistuvat esimiehet voivat saada kokonaan tai osittain palkastaan kirjanpidon muulla tavalla tuotteen lisäarvona. Palkkojen kustannusten jakaminen riippuu yrityksestä ja mahdollisesti siitä, kuinka paljon aikaa esimies käyttää tavaroiden valmistukseen.
Valmistavat työntekijät eivät yleensä sisälly palkkakustannuksiin vain siksi, että heidän työnsä kustannukset otetaan huomioon valmistettavan tuotteen hintaan. Vaikka muut kuin valmistavat työntekijät voivat tuottaa lisäarvoa yritykselle, he eivät lisää suoraan arvoa tuotteelle, jota yritys valmistaa. Siksi heidän kulut kirjataan yleensä eri tavalla.
Yleensä yritykset laskevat palkkakustannukset kahdella eri tavalla. Kustannukset voidaan laskea kulujen syntymisajankohtana, esimerkiksi silloin, kun työ on tehty. Se voidaan myös laskea sen perusteella, milloin maksu suoritetaan työntekijälle. Näillä kahdella kirjanpitomenetelmällä voi olla myös muita vaikutuksia.
Suoriteperusteinen kirjanpitomenetelmä on sen laskentamenetelmän nimi, joka ottaa palkan huomioon työn aikana. Se näkyy usein suurissa yrityksissä. Tässä laskentamenetelmässä palkkakustannukset ilmoitetaan yleensä työntekijöiden ansaitsemana summana, ei yrityksen maksamana summana. Käytetystä terminologiasta huolimatta se on edelleen yritykselle kustannus.
Jos laskenta tehdään palkan maksamisen yhteydessä, sitä kutsutaan käteismenetelmäksi. Yleensä pienten yritysten mielestä tämä menetelmä on helpompi ja edullisempi kuin suoriteperusteinen kirjanpitomenetelmä. Palkkamenoja ja muita kuluja ei lasketa, ennen kuin varsinainen sekki on maksettu tai rahat siirretään. Sama koskee myös tuloja. Mitään ei lasketa tuloiksi ennen kuin sekki on vastaanotettu.