Palkkapäiväkirja on erityinen kirjanpitopäiväkirja, joka sisältää tietoja yrityksen henkilöstöosastosta. Yritykset käyttävät palkanlaskentapäiväkirjaa tallentaakseen palkoihin, palkoihin, palkkioveroihin, etuuksiin ja muihin tietoihin liittyviä tietoja. Erityispäiväkirjoissa yritykset voivat erottaa toisistaan tietoja, jotta ne voivat helposti tarkastella ja arvioida yrityksensä toimintaa. Yritykset, joissa on useita kymmeniä tai satoja työntekijöitä, voivat käyttää useita palkkapäiväkirjoja tietojen jakamiseen tiettyjen ryhmien ja/tai tietotyyppien mukaan.
Palkkapäiväkirja tarjoaa yrityksille kolme merkittävää etua. Yritykset voivat jakaa työvoimaluokat, säästää aikaa tietojen lähettämiseen pääkirjaansa ja vähentää tietojen syöttövirheitä. Monet yritykset erottavat työtyypin kirjanpito- ja pääkirjoissa. Näin yhtiö voi ylläpitää erityisiä tietoja tiettyjen liiketoimintojen suorittamiseen käytettyjen työntekijöiden tyypistä ja määrästä. Peruspäiväkirjaerottelu sisältää palkan ja tuntityöntekijät. Lisäksi nämä lehdet voivat myös erottaa työntekijät osastojen, osastojen tai muiden erityistietojen mukaan.
Henkilöstöosastot ovat yleensä vastuussa yrityksen palkkatietojen ylläpidosta. Henkilöstöpäälliköt ja työntekijät seuraavat tietoja, jotka liittyvät jokaisen yrityksen yrityksessä tekemiin työtunteihin, palkkioihin tai bonuksiin, etuihin ja muihin tietoihin. Palkkapäiväkirjan avulla henkilöstöjohtajat voivat tarkastella näitä tietoja erillään yrityksen muista kirjanpitotiedoista. Henkilöstöosasto yleensä laatii päiväkirjamerkinnät kullekin palkkakaudelle ja julkaisee nämä tiedot palkkapäiväkirjaan. Kun palkkapäiväkirja on valmis koko tilikaudelta, henkilöstöjohtajat luovuttavat nämä tiedot kirjanpito -osastolleen sisällytettäväksi yrityksen pääkirjaan.
Palkkapäiväkirjaa käyttävät yritykset voivat vähentää tietojen syöttövirheitä. Palkkapäiväkirjat voidaan täsmäyttää erillään yrityksen kirjanpidosta. Tämä täsmäytys varmistaa, että päiväkirjaan sisällytetään vain palkanlaskennan tiedot. Yritykset, jotka sisältävät säännöllisiä kirjanpitotietoja palkkatietojen kanssa, voivat luoda vaikean ja aikaa vievän prosessin palkatietojen tarkistamisessa. Yritysten omistajat, johtajat ja johtajat voivat myös haluta tarkistaa palkkatiedot erillään tavallisista kirjanpitotiedoista.
Palkanlaskutiedot sisällytetään yrityksen pääkirjaan, jotta kaikki erityispäiväkirjan tiedot sisällytetään yhtiön tilinpäätökseen. Palkkatiedot sisältyvät yrityksen tuloslaskelmaan ja taseeseen. Tuloslaskelma sisältää tietoja kuluvan tilikauden palkkakustannuksista. Tase sisältää tietoja maksettavista palkoista tai maksettavista etuuksista. Maksettavat etuudet viittaavat yleensä tietoihin, kuten työnantajan maksuihin terveydenhuoltoon tai eläkejärjestelyihin.