Palkanlaskija on henkilö tai yhteisö, joka vastaa yrityksen palkkatietojen käsittelystä. Henkilön tai yrityksen, joka toimii palkanlaskijana, tehtävänä on yleensä käsitellä palkkatilejä ja valmistella työntekijöiden sekkejä, suoria talletuksia ja muita maksutapoja. Joissakin tapauksissa hän voi olla vastuussa myös itsenäisten urakoitsijoiden maksujen käsittelystä. Osana tätä prosessia maksujen käsittelijöiltä veloitetaan yleensä lähdeverot työntekijöiden maksuista tietyn lainkäyttöalueen sovellettavien lakien mukaisesti. Samoin hänen on ehkä pidätettävä rahaa esimerkiksi eläketileille ja muille vapaaehtoisille työntekijöiden maksuille.
Kun työntekijä ja joskus riippumaton urakoitsija maksaa yrityksen erääntyneen rahan, sen tekee yleensä maksujen käsittelijä. Maksujen käsittelijä määrittää yrityksen toimittamien tietojen perusteella, kuinka monta tuntia henkilö on työskennellyt ja tuntipalkan. Jos henkilö saa kuitenkin tietyn palkan, käsittelijä voi sen sijaan käyttää yrityksen tietoja selvittääkseen palkkakauden palkansaajan palkan. Tästä summasta tulee työntekijän maksettava bruttopalkka, vaikka se ei välttämättä ole se summa, jonka hän todellisuudessa saa.
Useimmissa tapauksissa palkanlaskenta ei yksinkertaisesti valmista työntekijän shekkejä työntekijän palkan bruttomäärän perusteella. Sen sijaan hänen on usein pidätettävä joukko pakollisia veroja työntekijän maksusta. Hän voi kuitenkin myös pidättää summat asioista, joihin työntekijä on suostunut. Esimerkiksi hänen on ehkä pidätettävä maksuja esimerkiksi eläke- ja sairausvakuutustileistä. Palkanpidätykset voivat vaihdella lainkäyttöalueen, työnantajan ja yksittäisen työntekijän toiveiden mukaan.
Palkansaaja voi joutua joskus mukauttamaan työntekijän palkkaa perusmäärästä valmistellessaan palkkatietoja. Joissakin tapauksissa hänen on esimerkiksi tehtävä muutoksia esimerkiksi loma- tai sairausajan suhteen. Hän voi myös muuttaa työntekijän palkkaa loma -ajalta. Joissakin tapauksissa tämän nimikkeen omaavan henkilön tai yrityksen on myös laskettava erääntyvä summa ja mukautettava työntekijän maksua ylityökorvauksen vuoksi.
Usein palkanlaskentaprosessori on yksityishenkilö, mutta tehtävän hoitaa joskus koko tiimi, osasto tai palkkayhtiö. Joskus palkanlaskenta on yrityksen työntekijä, joka hoitaa vähintään yhden työntekijän palkanlaskennan. Hyvin pienissä yrityksissä yrityksen omistaja voi käsitellä palkanmaksut itse. Joissakin tapauksissa kokonaiset osastot ovat kuitenkin omistaneet palkanlaskennan, ja jotkut yritykset jopa ulkoistavat palkanlaskennan palkanlaskentapalveluille.