Paperiversio on eräänlainen materiaali, joka soveltuu suoraan käyttöön, mikä tarkoittaa, että käyttäjä voi lukea materiaalin suoraan eikä tarvitse käsitellä sitä tietokoneen tai jonkin muun tekniikan avulla. Klassisin esimerkki on paperille painettu materiaali. Monet teollisuudenalat, jotka työskentelevät voimakkaasti elektroniikan parissa, käyttävät termiä yhdessä muiden kanssa erottaakseen, minkä tyyppisestä mediasta keskustellaan. Sitä kutsutaan joskus myös pysyväksi lisääntymiseksi, koska se ei muutu, kun se on luotu.
Paperiversiossa on joitain etuja. Kopioinnissa paperiversiot ovat usein parempia kuin sähköiset versiot. Sen voi myös lukea kuka tahansa milloin tahansa, koska se ei vaadi ulkoisten laitteiden apua. Tärkeät ja viralliset asiakirjat säilytetään yleensä tässä muodossa materiaalin konkreettisen kirjaamisen luomiseksi. Lisäksi paperiversio ei altistu sähköisen järjestelmän vioille, ja vaikka se voi fyysisesti kadota tai vaurioitua, sitä ei voi vioittaa tai kadottaa samalla tavalla kuin tietokoneasiakirjaa. Tästä syystä monet ihmiset luovat sähköisiä ja painettuja versioita tärkeästä materiaalista, kuten kirjallisista käsikirjoituksista.
Paperikopiossa on tietysti myös haittoja. Se vaatii paljon enemmän tallennustilaa, koska jossain on oltava tilaa tässä muodossa oleville asiakirjoille. Se vaatii myös henkilöstön aikaa tallentaa, hakea ja käsitellä. Pienille yrityksille henkilöstön käyttäminen tällaisen materiaalin käsittelyyn ei ole aina käytännöllistä. Esimerkiksi paperin muuntaminen sähköisiin arkistointijärjestelmiin vapauttaa paljon tilaa ja aikaa pienessä toimistossa, jolloin yritys voi keskittyä uusien tuotteiden kehittämiseen.
Lisäksi paperiversio ei ole yhtä kannettava kuin sähköinen media. Jotta se voidaan kuljettaa paikasta toiseen, se on kuljetettava fyysisesti, mikä vie aikaa. Toisaalta sähköiset asiakirjat voidaan lähettää sähköisten järjestelmien kautta lähes välittömästi. Paperiversion käyttäminen varmistaa kuitenkin, että vastaanottaja voi lukea sen, koska alustan yhteensopivuuteen tai tiedostojen vioittumiseen liittyvät kysymykset ovat kiistanalaisia. Se antaa myös tietyn merkityksen käsitellylle materiaalille, koska useimmat ihmiset yhdistävät fyysisen paperin arkaluonteisiin tai virallisiin materiaaleihin.
Paperikopio voi myös kestää paljon kauemmin kuin sähköinen arkisto. Jos se valmistetaan arkistolaatuiselle paperille ja sitä käsitellään ja säilytetään oikein, se on luettavissa vuosisata myöhemmin ja usein paljon kauempana tulevaisuudessa. Sähköinen data voi kuitenkin muuttua epävakaaksi lyhyemmässä ajassa. On myös mahdollista menettää pääsy tietojen lukemiseen tarvittaviin laitteisiin, koska tekniikan kehitys tekee niistä vanhentuneita.