Papereiden pitäminen järjestyksessä voi auttaa sinua löytämään paperit, kun niitä tarvitset ilman, että sinun tarvitsee etsiä kaikkialta. Jotkut ihmiset eivät ehkä käytä aikaa tiedostojen järjestämiseen, koska he eivät ole varmoja mistä aloittaa, mutta on tärkeää pitää kaikki järjestyksessä ja siistinä. Vaikka tiedostojen järjestäminen voi tuntua epätodennäköiseltä, varsinkin jos tarkastelet parhaillaan täynnä olevaa arkistokaappia, se on erittäin mahdollista.
Jotkut voivat olla epävarmoja siitä, kuinka kauan heidän pitäisi säilyttää paperinsa. Niin kauan kuin paperisi ovat välttämättömiä verotustarkoituksiin, on tärkeää pitää ne tallessa tammikuusta siihen asti, että verosi on suoritettu seuraavana vuonna. Kun verosi on suoritettu, kirjanpitäjäsi voi neuvoa, kuinka kauan sinun pitäisi säilyttää paperityöt. Veroja, sairauskertomuksia, eläke- ja säästötilejä sekä asumistietoja koskevat asiakirjat on säilytettävä pysyvästi. Paperit, jotka liittyvät kalliisiin tuotteisiisi, kuten korut, autot ja antiikki, on myös säilytettävä pysyvästi. Luottokorttilaskut, joita haluat ehkä säilyttää seitsemän vuoden ajan, ja yleishyödylliset laskut, jotka voit yleensä säilyttää noin vuoden.
Kun haluat järjestää tiedostoja, voit säästää paljon aikaa ja tilaa, jos pääset eroon siitä, mitä et tarvitse. Aseta jokainen paperi kasaan muiden vastaavien paperien kanssa ja mitä et halua laittaa toiselle kasalle murskattavaksi. Pienennyttyäsi tiedät tarkalleen, kuinka paljon tilaa tarvitset tiedostoillesi.
Manilan kansiot ovat hyödyllisiä, kun on aika järjestää tiedostoja. Kirjoita välilehdelle, mitä kukin kansio sisältää, ja aseta kansiot aakkosjärjestykseen. Arkistoi kussakin kansiossa olevat paperit päivämääräjärjestykseen, esimerkiksi laita vanhemmat paperit taakse ja uudet eteen. Tämä ei ole vain helpompaa löytää mitä tarvitset, vaan myös silloin, kun sinun on puhdistettava kansiot.
Paperitiedostot eivät ole ainoita tiedostoja, jotka voivat olla järjestämättömiä; digitaaliset tiedostot voivat myös. Jotta tiedät, mitä sinun on järjestettävä, käy läpi kaikki tietokoneen alueet ja puhdista tiedostot, joita et enää tarvitse, olivatpa ne kuvia tai asiakirjoja. Jos haluat edelleen tiedostot, harkitse niiden siirtämistä USB -muistitikulle tai tyhjälle CD -levylle.
Tiedostojen järjestämiseksi sinun on nimettävä kullekin niistä tietty paikka. Aivan kuten paperitiedostoille, luo tietokoneelle yksittäisiä kansioita tiettyjen luokkien mukaan. Voit esimerkiksi ryhmitellä työprojektisi yhteen kansioon ja valokuvat tietystä perhelomasta toiseen ja merkitä ne vastaavasti. Tarvitsetpa niitä tai päätät poistaa ne tulevaisuudessa, tiedät tarkalleen, mistä ne löytyvät. Varmistaaksesi, että kaikki pysyy järjestyksessä, muista merkitä jokainen tallentamasi digitaalinen tiedosto oikein ja laittaa se vastaavaan kansioon.
Järjestelmättömien tiedostojen saaminen voi aiheuttaa hämmennystä ja turhautumista, mutta jos järjestät ne kerran, sinun ei ehkä tarvitse tehdä niitä uudelleen. Jos pidät ne järjestyksessä jatkuvasti, sinun ei tarvitse käyttää aikaa alkuperäisen organisointiprosessin läpikäymiseen uudelleen. Jos käytät aikaa tiedostojen järjestämiseen, voit löytää tarvitsemasi tarvitsemasi aineiston ilman kattavaa hakuprosessia. Lisäksi tiedostojen järjestäminen yhteen paikkaan estää niitä muuttumasta sotkuksi, joka valuu muualle kotiisi.