Kun kirjoitat liikekirjeen, sinun odotetaan noudattavan tiettyjä muotoja. Muotoissa on jonkin verran vaihtelua, ja ellei opiskele kirjeen kirjoittamista, ihmiset eivät välttämättä mittaa nimenomaan etäisyyttä sivun yläosan ja osoitteidesi sekä listattujen osoitteiden ja tervehdyksen välillä. Tärkein näkökohta, kun kirjoitat liikekirjeen, on tehdä tavoitteesi – miksi kirjoitat kirjeen – hyvin selväksi. Kuitenkin sinun pitäisi tuntea perusmuoto ennen kuin alat huolehtia siitä, mitä ja miten kirjoitat.
Jos käytät tekstinkäsittelyohjelmaa, tarkista ohjelmasta liikekirjeiden mallit. Nämä voivat tehdä työstäsi helpompaa, koska niillä on esiasetetut marginaalit ja ne yleensä kertovat tarkalleen mihin sijoittaa asioita, kuten osoitteita. Jos sinulla ei ole tällaista mallia, kirjeesi voidaan muotoilla kahdella tavalla. Ensimmäistä kutsutaan lohkomuodoksi ja toista sisennetyksi muotoksi. Ellei toisin mainita, voit käyttää joko muotoa tai mitä tahansa niiden muunnelmia. Suuri ero näiden kahden muodon välillä on, että kappaleissa ei ole sisennyksiä ja teksti voi olla perusteltua, joten jokainen rivi on yhtä pitkä. Sisennetyssä muodossa kaikki rivit eivät ole täsmälleen yhtä pitkiä, ja kunkin kappaleen ensimmäinen virke on sisennetty viidellä välilyönnillä.
Jokaisessa muodossa on pieniä muunnelmia, joten tämän selityksen tavoitteena on yksi tapa kirjoittaa liikekirje nopeasti lohkomuodossa ilman tekstin perustelua. Liikekirjeen marginaalien tulee olla seuraavat: yksi tuuma (2.54 cm) ylhäällä, alhaalla, vasemmalla ja oikealla. Tarkista tekstinkäsittelyohjelmasi ennen aloittamista ja aseta nämä marginaalit tarvittaessa. Fontin tulisi olla 12 pistettä, ja Times New Roman on paras vaihtoehto.
Jos kirjoitat yrityksen kirjelomakkeelle, sinun ei tarvitse aloittaa kirjettä osoitteellasi. Jos käytät tavallista paperia, aloita osoitteesi yläreunasta. Nimesi lisääminen osoitteeseen on tarpeetonta. Liitä vain osoitteesi ja halutessasi puhelinnumero ja sähköposti. Lisää päivämäärä suoraan osoitteen perään. Voit lisätä sisennystä osoitteeseesi niin, että se tulee oikean marginaalin tasolle, mutta se voi yksinkertaisesti alkaa vasemmasta reunasta, mikä on helpompaa.
Ohita rivi ja kirjoita sen henkilön nimi, jolle kirjoitat, hänen nimensä tai yrityksensä ja osoitteensa. Jokaisen merkinnän, kuten nimen, otsikon ja katuosoitteen, tulee olla erillisellä rivillä. Kaupungin, osavaltion ja postinumeron tulee muodostaa viimeinen rivi. Osoitteeseen tarvitaan seuraava järjestys: Yritys, Henkilö, Arvonimi ja Osoite.
Ohita toinen rivi ja aloita tervehdykselläsi. Tämän pitäisi olla muodollista. Jos kirjoitat rouva Smithille, kirjoitat Hyvä rouva Smith :. Käytä tervehdyksen jälkeen kaksoispistettä pilkun sijaan.
Välilyönti yhden rivin alas ja aloita ensimmäinen kappaleesi. Muista ilmoittaa selvästi kirjeen tarkoitus tässä ensimmäisessä kappaleessa. Käytä lisäkappaleita, joiden välissä on väli, tarpeen mukaan laajentaaksesi pointtiasi tai antaaksesi esimerkkejä. Kun olet lopettanut tekstikappaleet, ohita yksi rivi alas ja kirjoita viimeinen huomautuksesi “Ystävällisin terveisin” ja sitten noin kolme tai neljä riviä ennen kuin kirjoitat nimesi ja otsikkosi, jos sinulla on sellainen. Ennen kuin liikekirje postitetaan, älä unohda allekirjoittaa nimesi fyysisesti mustalla musteella sulkemisen ja kirjoitetun nimesi väliin.
Liikekirjeen kirjoittamisen tavoitteena on välittää pointtisi tehokkaasti. Et voi olla tehokas, jos kirjeesi on täynnä virheitä. Älä vain suorita oikeinkirjoituksen tarkistusta, vaan tarkista myös paperistasi kielioppivirheiden, yleisesti hämmentyneiden sanojen ja välimerkkiongelmien varalta. Lue kirje ääneen varmistaaksesi, että välität pointtisi selvästi. Käytä yksinkertaista kieltä, mutta vältä supistuksia tai slangia. Hyvin kirjoitettu liikekirje, joka tulee suoraan asiaan, on erittäin tärkeä, varsinkin jos kirjoitat toisesta yrityksestä. Kykysi kirjoittaa helposti ymmärrettävä ja virheetön liikekirje heijastaa yrityksesi ammattitaitoa.