Pehmeä kopio on asiakirjan sähköinen kopio. Se eroaa paperiversiosta, paperille tulostetusta asiakirjasta tai muusta välineestä. Pehmeät kopiot on helppo siirtää, jakaa, jakaa ja käsitellä – kaikki mahdolliset haitat tai edut riippuen asiakirjasta. Niitä voidaan käyttää myös paperikopioiden luomiseen tulostamalla asiakirjasta kopio. Monet paperittomat tai vähäjätteiset toimistot luottavat vahvasti pehmeisiin kopioihin tiedon jakamisessa ja jakamisessa.
Pehmeät kopiot voidaan yleensä avata useissa tekstinkäsittelyohjelmissa. Turvallisuuden lisäämiseksi asiakirja voidaan tallentaa vain luku -muodossa. Tämä antaa käyttäjille mahdollisuuden katsoa sitä, mutta ei muuttaa pehmeää kopiota. Jos ihmiset ovat huolissaan tietojen muuttamisesta tai manipuloinnista, joilla on pääsy tiedostoon, tämä voi olla hyödyllistä. Jotkin ohjelmat ylläpitävät myös muutoslokeja, joiden avulla ihmiset voivat seurata asiakirjaan tehtyjä muutoksia ja palauttaa ne haluttaessa palauttaa asiakirjan aiempaan kohtaan.
Pehmeitä kopioita sisältävät henkilöt voivat lähettää ne sähköpostitse, siirtää verkon kautta tai laittaa ne levylle tai kannettavalle kiintolevylle jaettavaksi. Tämä erilainen jakelutekniikka voi olla hyödyllinen ja saattaa antaa toimistojen poistaa kulut, kuten faksit ja kuriirit. Pehmeillä kopioilla ei yleensä ole aivan samanlaista oikeudellista asemaa kuin painetuilla kopioilla, koska niitä voidaan muuttaa, mutta niitä voidaan käyttää useimmissa toimistotoiminnoissa, mukaan lukien asiat, kuten sopimuksen pehmeiden kopioiden lähettäminen edestakaisin editointia ja hyväksymistä varten , ja ihmiset tarkistavat paperin huolellisesti ennen allekirjoittamista varmistaakseen, että se sisältää haluamasi muutokset.
Pehmeitä kopioita voidaan käyttää myös esimerkiksi esityksiin, kun ihmiset joko jakavat asiakirjan sähköisesti, jotta jokaisella on kopio, tai näyttävät sen näytöllä esityksessä tai tapahtumassa. Mahdollisuus tehdä muokkauksia viimeiseen minuuttiin asti voi olla hyödyllistä ihmisille, jotka haluavat aikaa esitystensä viimeistelemiseen ja jotka saattavat joutua tekemään viime hetken muutoksia muuttuvien tietojen ja muiden ongelmien huomioon ottamiseksi. Opettajat tallentavat usein luokkahuoneen materiaalit pehmeänä kopiona, jotta he voivat helposti muuttaa niitä ja käyttää niitä uudelleen oppitunneilla.
Toimistoissa, joissa tila on tärkeä näkökohta, kokonaan tai enimmäkseen sähköisesti siirtyminen voi tuoda merkittäviä etuja. Ihmiset voivat tarkistaa materiaalit pehmeänä kopiona ja välttää suurten paperimäärien muodostumista, jotka vaativat säilytystä. Jos turvallisuus on huolenaihe, voidaan ottaa käyttöön sähköisiä turvatoimenpiteitä, jotka suojaavat pehmeitä kopioita mahdollisimman paljon. Tämä voi sisältää työkaluja, kuten etävarmuuskopioita kopioiden tallentamiseksi tulipalojen, virusten ja muiden ongelmien sattuessa.