Pehmeä puhelin on tietokoneohjelma, jonka avulla käyttäjät voivat soittaa puheluita suoraan tietokoneelta. Sitä käytetään useimmiten yhdessä VoIP -protokollan (Voice over Internet Protocol) kanssa. Puhelin on osa tekniikkaluokkaa, joka tunnetaan tietokonepuheluintegraationa (CTI). Tällä tekniikalla voidaan soittaa tietokoneesta puhelinlinjaan, puhelimesta tietokoneeseen tai käytössä olevien tietokoneiden välillä.
Pehmeän puhelimen ohjelmisto yleensä jäljittelee oikean luurin ulkonäköä ja voi olla joko erillinen ohjelma, jolla on oma ikkuna, tai sulautettu ohjelma Web -sovelluksessa tai muussa tietokoneohjelmassa. Komennot voidaan antaa joko näppäimistön tai näyttöliittymän kautta. Keskustelut käydään kuulokkeilla, joissa on sisäänrakennettu mikrofoni, mikrofoni ja tietokoneen kaiuttimet, tai USB-puhelimella-luurilla, joka kytketään tietokoneiden USB-portteihin. Tietokoneen äänikorttia käytetään äänen tuloon ja lähtöön.
Tyypillisessä pehmeässä puhelimessa on kaikki perinteisen puhelimen toiminnot ja ominaisuudet, kuten pikavalinta, puhelinkokous, puhelunsiirto ja koputus. Monilla yrityksillä on ladattavia ohjelmia, mutta pelkkä ohjelmisto ei salli käyttäjien soittaa puheluita. Pehmeää puhelinta on käytettävä VoIP: n tai olemassa olevan lähiverkkoyhteyden (LAN) kanssa. Valittavana on useita Internet -puhelinpalveluntarjoajia. Oikea tyyppi riippuu käyttäjän tarpeista – esimerkiksi siitä, käytetäänkö puhelinta liike- tai henkilökohtaisiin puheluihin.
Pehmeä puhelin on suosituin yrityssovelluksissa. Se sopii hyvin käyttäjille, jotka haluavat kuljettaa toimistopuhelimensa ja sen kaikki ominaisuudet ja hakemistot kannettavalla tietokoneella, esimerkiksi niille, jotka käyttävät tietokonetta ja puhelinta usein samanaikaisesti ja joutuvat matkustamaan. Esimerkkejä ovat puhelinkeskuksen työntekijät, jotka soittavat myynti- tai teknisen tuen puheluita. Näiden käyttäjien asiakastiedot voidaan asettaa näkymään automaattisesti ohjelmistoikkunassa, kun puhelin soi.
Yrityksille, jotka käyttävät ennakoivia soittajia suurten puheluerien soittamiseen, pehmeä puhelinohjelma voidaan integroida olemassa olevaan järjestelmään. Monet ohjelmat voivat luoda raportteja ja kaavioita, jotka näyttävät tietoja puhelukampanjasta, kuten tilastot saapuvista ja lähtevistä puheluista. Tämä tekniikka mahdollistaa myös useampien työntekijöiden työskentelyn kotoa, mikä tarjoaa potentiaalisia taloudellisia säästöjä yrityksille.