Perussyiden analyysi on kyseenalainen ja tutkiva prosessi, jota yritysjohtajat käyttävät ongelman todellisen lähteen määrittämiseen. Se pyrkii siirtymään pidemmälle kuin ongelman oireiden hoitaminen ja eristää todellisen syyn. Syyanalyysin ensisijainen tavoite on estää ongelman toistuminen tulevaisuudessa.
Yritykset voivat saada tietoonsa ongelman jossakin prosessissaan useiden vaiheiden aikana. Se voi esimerkiksi olla vika tuotteen suunnittelussa, joka näkyy testin aikana. Ongelma saattaa ilmetä vasta, kun tuote on asiakkaan käsissä ja yritys vastaanottaa valituksen. Jos yritykselle tiedotetaan ongelmasta, kun tuote on asiakkaan käsissä, se lisää kustannuksia.
Ongelman korjaamisesta aiheutuvat kustannukset kasvavat, koska asiakas ei välttämättä voi ostaa tuotteita yritykseltä tyytymättömyytensä vuoksi. Jos yritys ei ratkaise ongelmaa tavalla, joka miellyttää asiakasta, tämä voi johtaa negatiiviseen suusanalliseen mainontaan. Asiakas voi hyvin kertoa perheelleen, ystävilleen ja satunnaisille tuttavilleen negatiivisista kokemuksistaan. Syyanalyysillä pyritään estämään tämäntyyppinen skenaario.
Työntekijöiden syyttämisen sijaan perussyy -analyysi tutkii ongelman takana olevaa prosessia. Jos esimerkiksi työntekijä joutuu työtehtäviään suorittaessaan onnettomuuteen, yrityksen johtajat kaivautuvat syvemmälle vakiintuneisiin työmenettelyihin ja -käytäntöihin, jotka liittyvät vammaan johtaneeseen työtehtävään. Johtajien on ehkä myös tutkittava kaikki laitteistot, mukaan lukien niiden ylläpitomenettelyt. Perussyyanalyysi kysyy edelleen, miksi vahinko tapahtui, ja perääntyä kaikkien mukana olevien prosessien läpi.
Jos johtajat päättivät, että viallinen laite johti työntekijän loukkaantumiseen, he aloittivat laitteen viasta. Analyysi saattaa johtaa siihen, että viallista laitetta ei olisi pitänyt käyttää. Ehkä työntekijä ei päättänyt olla viallinen, koska hän ei saanut asianmukaista koulutusta. Analyysi saattaa lisäksi paljastaa, että viallisia laitteita ei korvattu erimielisyyden vuoksi siitä, minkä yrityksen osaston olisi oltava vastuussa oikeiden laitteiden ostamisesta.
Syyanalyysin tulos paljasti, että todellinen syy oli haluttomuus edistää osastojen välistä yhteistyötä ja käyttää tarvittavat varat työntekijöiden turvallisuuden takaamiseksi. Jotta ongelma ei toistuisi, yrityksen johtajien on ensin varmistettava, että asianmukaiset laitteet ostetaan. Lisäksi heidän olisi pyrittävä luomaan ympäristö, jossa kaksi osastoa näkisivät toisensa tiiminä eivätkä vastustajina.