Pieni käteisseteli sijoitetaan pienrahastoon aina, kun rahaa maksetaan etukäteen pientä ostosta varten. Pienet käteisvarat ovat pieniä rahasummia, yleensä 100–250 dollaria, jotka on varattu satunnaisille ostoksille, jotta vältetään sekin kirjoittaminen tai yrityksen luottokortin käyttö. Pienet käteiskupongit ja pienraharahaston sisällä olevan rahamäärän tulee aina olla sama kuin rahaston alkuperäinen kokonaissumma.
Pienet käteismaksut maksetaan yleensä kahdella eri tavalla: hyvityksillä tai ennakkomaksuilla. Korvaukset syntyvät, kun osto on jo tehty ja kuitti toimitetaan asiakirjana siitä, että vastaanottajalle on velkaa. Ennakkomaksut syntyvät, kun on tehtävä pieni hankinta ja rahat on maksettava ennen ostoa. Tässä tapauksessa rahastoon sijoitetaan pieni käteisseteli maksetun summan sijasta.
Yrityksellä on tyypillisesti käytössä menettelyt, jotka säätelevät pienrahakassan käyttöä ja seurantaa. Näissä menettelyissä kuvataan yksityiskohtaisesti, mitä tietoja pienessä käteissetelissä vaaditaan. Tämä sisältää tyypillisesti maksupäivän sekä summan, tarkoituksen ja vastaanottajan nimen. Esimerkin pieniä käteisrahoja voi ladata verkosta, ostaa toimistotarvikekaupasta tai luoda yksinkertaisesti yrityksen sisäisesti yhtenä mukautetuista lomakkeista.
Pienen raharahaston säilyttäjä on yleensä jonkin tason valvoja, joka on ansainnut yrityksen luottamuksen. Hän on vastuussa siitä, että jokainen pienten käteisrahastojen pennit kirjataan kuitin tai pienen käteissetelin kautta. Kun kuitti tai muu asianmukainen asiakirja on vastaanotettu käteistä ottaneelta henkilöltä, paperit on liitettävä tositteeseen ja arkistoitava sen mukaisesti. Yleensä säilyttäjä voi päättää sopivan pääkirjan tilin, jolta osto veloitetaan. Yleisiä pääkirjanpitotiloja satunnaisista kuluista ovat toimistotarvikkeet, pysäköintikorvaukset ja muut pienet ostokset.
Säilytysyhteisön valvojan tulee säännöllisesti sovittaa pienrahasto. Näin varmistetaan, että kaikki kadonneet rahat tunnistetaan ja löydetään ajoissa, kun ongelma voidaan vielä korjata. Lisäksi tämä pitää huoltajan kurissa, koska pieniäkin käteismääriä voidaan käyttää väärin. Pieni käteisen väärinkäyttö on yleinen pienen mittakaavan kavalluksen muoto, ja se voi helposti lisätä tuhansia dollareita puuttuvia rahoja vuosien aikana, jos niitä ei valvota.