Kaikkia kuitteja satunnaisista kuluista, joita työntekijä käyttää korvauksen saamiseen, voidaan pitää pienenä käteiskuitina. Useimpien toimistojen ja osastojen talousarvioihin on rakennettu niin sanottu pienrahasto. Olosuhteet, joissa työntekijät voivat käyttää rahaa pienraharahastossa, vaihtelevat, mutta useimmiten rahasto kattaa pienet käteiskulut, kuten pysäköinnin ulkopuolisen kokouksen järjestämiseen, toimistotarvikkeita tai postikuluja. Työntekijöiden, jotka joutuvat maksamaan nämä kulut, on tallennettava kuitit, täytettävä pieni käteiskuponki tai kuitti ja toimitettava molemmat yhdessä budjettivirkailijalle korvausta varten.
Pienet käteisrahastot ovat liiketoiminnassa lähes kaikkialla. Vaikka osastojen talousarvio kattaa todennäköisesti suurimman osan suurista kuluista, voi olla lähes mahdotonta ennustaa kaikkia pieniä kuluja, jotka aiheutuvat tavallisesta toiminnasta. Useimmat työntekijät maksavat jossain vaiheessa omasta työstään aiheutuvista kuluistaan. Kun näin tapahtuu, pieni käteiskuitti voi varmistaa nopean takaisinmaksun.
Jokainen yritys rakentaa pienen käteisjärjestelmänsä hieman eri tavalla. Jotkut laativat luettelot hyväksytyistä pienistä käteiskuluista, kun taas toiset jättävät harkintavallan yksittäisille johtajille. Lähes kaikissa tapauksissa työntekijän on kuitenkin esitettävä kuitti korvauksesta. Pienessä käteiskuitissa on yleensä oltava sekä yksityiskohtainen kuvaus kaikista ostoista että maksettu kokonaissumma, jotta budjettivirkailijat voivat vahvistaa, että (a) kulut ovat oikeutettuja ja (b) korvaussumma on sama kuin tosiasiallisesti käytetty summa . Tulostettava pienikokoinen käteiskuitti, joka voidaan myöntää verkko -ostokselle, on yleensä hyväksyttävä, samoin kuin valokopio alkuperäisestä kuitista.
Suurissa yrityksissä korvausta hakevien työntekijöiden on yleensä toimitettava pienen käteiskuitin lisäksi myös pieni käteiskorvauskuitti. Lahjakortissa on ilmoitettava työntekijän nimi, hänen osastonsa, jaettava kokonaissumma ja rahoituskoodi. Koodit vastaavat yleensä kulutyyppiä – esimerkiksi pysäköinti tai ateriat. Joissakin tilanteissa näitä tositteita pidetään sisäisesti omana pienenä käteiskuitinaan. Ne ovat yleensä saatavilla verkossa budjettitoimiston verkkosivustolta tai ne voidaan tulostaa osaston intranetistä.
Suurimman osan ajasta budjettivirkailija tai rahastonhoitaja kirjaa kaikki pienet käteismaksut toimiston kassakirjaan. Tämä kirja on lähinnä kirjanpito, jolla seurataan pienrahakassan saldoa. Kaikki pienet käteiskuitit tai tositteet tallennetaan yleensä kirjanpitoon tilintarkastuksen yhteydessä.