Poikkeusraportti on eräänlainen yhteenvetoraportti, joka tunnistaa kaikki tapahtumat, jotka eivät kuulu normaalin alueen soveltamisalaan. Tämänkaltaisia raportteja käytetään monissa tilanteissa, mukaan lukien varaston täsmäytysprosessi, projektinhallintatutkimus ja jopa työntekijöiden arvioinnit. Raportin tavoitteena on tunnistaa kaikki tekijät, joita ei pidetä hyväksyttävissä olevissa parametreissa, jolloin voidaan ryhtyä toimiin, jotka auttavat minimoimaan tai poistamaan poikkeukset ja lisäämään yleistä tehokkuutta.
Varastojen täsmäytyksen osalta poikkeusraportti on usein välttämätön tehtäessä tunnistaa fyysisen inventaarin ja varastotietokannoissa esitetyn varaston väliset erot. Ajan mittaan virheet voivat hiipiä melkein mihin tahansa varastoon, minkä vuoksi on tehtävä muutoksia, jotka vastaavat käsillä olevien tavaroiden todellista määrää. Tämä ei ainoastaan helpota uusien tuotteiden tilaamisen säätämistä niin, että tarvittavat tavarat pysyvät käsillä, vaan mahdollistaa myös sen, että varastot pysyvät tarkkoina verojen arviointia varten.
Esimerkiksi monet tuotantolaitokset ylläpitävät niin sanottua yrityskauppaa, joka on vastuussa osien ja muiden komponenttien antamisesta tehtaan lattian koneiden toiminnalle. Tämän myymälän johtajat suorittavat tyypillisesti syklien laskennan, inventoivat fyysisesti kaiken pienimmästä ruuvista kalliisiin moottorikomponentteihin, joita käytetään tuotantolaitteiden ylläpitoon ja korjaamiseen. Kun havaitaan, että varastotietokannassa näytettävien yksiköiden määrä ei vastaa tätä fyysistä lukua, merkintä tehdään poikkeusraporttiin. Tämän avulla on mahdollista palata taaksepäin ja määrittää, onko vastaanotettua kyseisen osan lähetystä lisätty tietokantaan vai onko joitakin fyysisen varaston maksuja kirjattu oikein. Joissakin tapauksissa poikkeusraportti saattaa myös kiinnittää huomiota tarvikkeiden ryöstöön, mikä saa aikaan turvatoimia, jotka auttavat minimoimaan yritykselle aiheutuvat tappiot.
Poikkeusraportti voi auttaa erilaisten varastojen yhteensovittamisen lisäksi myös projektinhallinnan tehtävissä. Tässä skenaariossa raportti korostaa odottavia tehtäviä, jotka ovat vielä kesken, vaikka tehtävän arvioitu valmistumispäivä on kulunut. Huomattaessa poikkeus on mahdollista uudistaa hankkeen tehtävien aikataulua ristiriidan kompensoimiseksi ja saada projekti takaisin raiteilleen.
Jopa työntekijöiden arvioinnin alalla poikkeusraportti voi olla hyödyllinen. Tässä ajatuksena on tunnistaa kaikki työntekijään liittyvät tapahtumat, jotka eivät kuulu työtehtävään liittyvien perusvaatimusten piiriin. Poikkeukset voivat liittyä suoritusvirheisiin tai suorituskykyyn, joka ylittää tavanomaisen työaseman. Poikkeusraportin yksityiskohdat voivat esimerkiksi osoittaa, että työntekijä tarvitsee lisäkoulutusta tietyillä alueilla, tai tunnistaa tilanteet, joissa työntekijä pystyi ottamaan ylimääräisiä tehtäviä työtoverinsa ollessa sairaana, mikä auttoi tehokkaasti liiketoiminnan jatkumista vähällä ei muutosta tuottavuudessa. Poikkeusraporttiin dokumentoitujen asioiden luonteesta riippuen työntekijää voidaan suositella korjaavaksi koulutukseksi tai hänelle voidaan antaa kunnianosoitus lisäpalvelujen tarjoamisesta työnantajalle samalla, kun hän hoitaa tehtävänsä tehokkaasti.