Kun työntekijä lähtee yrityksestä, irtautumishaastattelulomake voi auttaa yritystä selvittämään syyt poistua ja voivatko nämä syyt vaikuttaa nykyisiin tai mahdollisiin työntekijöihin tulevaisuudessa. Poistumishaastattelulomake on joko lähtevän työntekijän täyttämä kyselylomake tai haastattelijan haastattelukysymysten tarkistuslista. Kummassakin tapauksessa poistumishaastattelulomake on arvokas työkalu työnantajille.
Poistumishaastattelulomakkeen tarkoituksena on selvittää kaikki tekijät, jotka johtivat työntekijän päätökseen lähteä yrityksestä. Tämä sisältää muun muassa syyt vaihtoehtoiseen työnhakuun, koulutuksen tai ylennyksen saatavuuteen, kuinka hyvin työntekijä tuli toimeen esimiesten ja työtovereiden kanssa, tunsiko työntekijä, että korvaus oli riittävä, ja nautinnon tasosta työstä. Arvokkaan työntekijän kanssa poistumishaastattelulomake voi mahdollisesti määrittää, onko olemassa olosuhteita, joissa työntekijä voi muuttaa mieltään. Lisäksi yrityksen on yritettävä selvittää, onko olemassa olosuhteita, jotka vaikuttavat muihin nykyisiin työntekijöihin työntekijöiden vaihtuvuuden vähentämiseksi.
Poistumishaastatteluun osallistumisen tulee olla vapaaehtoista, ja työntekijä saa vaihtoehtoisen kyselylomakkeen, jos hän ei ole tyytyväinen haastatteluprosessiin. Usein työntekijä saa enemmän tietoa, jos hän ei ole kasvotusten yrityksen edustajan kanssa. Myös työntekijän nykyisen pomon ei pitäisi olla henkilö, joka suorittaa poistumishaastattelun. Jos objektiivinen kolmas osapuoli suorittaa haastattelun, työntekijä saattaa tuntea olonsa mukavaksi paljastaa tietoja hänen nykyisistä työoloistaan. Itse asiassa työntekijän nykyinen pomo voi olla syynä päätökseen, ja työntekijän täytyy tuntea olonsa mukavaksi kertoa tämä jollekin toiselle.
Poistumishaastattelulomakkeen kysymykset ovat yleensä hyvin yksinkertaisia ja suoraviivaisia, ja poistumishaastattelun tulisi olla nopea ja helppo poistuvalle työntekijälle. Usein työnantaja haluaa jättää työntekijään hyvän vaikutelman ja osoittaa, että hän välittää syistä. Kun suurella yrityksellä on aikaa haastatella yhtä lähtevää työntekijää, tämä voi saada työntekijän tuntemaan olevansa suuri avustaja koko yrityksessä.
Poistumishaastattelulomakkeen analysointi voi olla yhtä yksinkertaista kuin keskustelu johtajien kesken, tai se voisi olla tieteellisempi menetelmä tietojen analysoimiseksi. Suurissa, monimutkaisissa yrityksissä voi olla kokonaisia töitä, jotka on omistettu näiden tietojen analysointiin. Jos työnantajat ovat taitavia poistumishaastatteluissa, he voivat löytää tiedoista aarteen, joka voi auttaa heitä hallitsemaan nykyisiä työntekijöitään paremmin.