Kerran portinvartija oli henkilö, joka kirjaimellisesti miehitti kiinteistön portin ja esti luvattomia henkilöitä pääsemästä sisään. Vaikka monilla suurilla kartanoilla ja turvallisilla yrityskampuksilla on edelleen tällainen henkilö, termiä käytetään myös kuvaamaan henkilöä, jonka tehtävänä on estää pääsy toisen henkilön luo vähemmän fyysisellä tavalla. Tämä voi sisältää puhelinsoittojen seulontaa, tapaamispyyntöjen hallintaa tai jopa tietojen kieltämistä myyjiltä tai median jäseniltä. Lopulta portinvartijan tehtävä on suojata henkilö tai omaisuus ei -toivotulta kosketukselta tai suojata tiedot luvattomalta käytöltä.
Portinvartijat, jotka suojaavat omaisuutta fyysisessä mielessä, ovat yleensä lainvalvontaviranomaisten tai turvallisuusjoukkojen jäseniä, ja heitä kutsutaan todennäköisemmin vartijoiksi, turvamiehiksi tai kulunvalvontahenkilöiksi. Ne voidaan sijoittaa rakennuksen sisäänkäynnille tai kiinteistön portille. On mielenkiintoista, että vaikka termejä “vartija” ja “turvakoppi” voidaan käyttää kuvaamaan tällaista kiinteistön portilla sijaitsevaa toimistoa, termi “porttitalo” on edelleen yleisessä käytössä.
Ne, jotka tarjoavat vähemmän fyysistä suojaa, voivat työskennellä julkkisten, kuninkaallisten tai hyvin rikkaiden hyväksi, usein henkilökohtaisen avustajan asemassa. Henkilökohtaiset avustajat vastaavat yleensä kaikkiin puheluihin, jotka tulevat heidän työnantajansa pää- tai julkaistuun linjaan, ja käyvät läpi vain puhelut, jotka työnantaja haluaa ottaa vastaan. He voivat antaa lausuntoja tiedotusvälineille, soittaa takaisin ja tutkia tuntemattomia soittajia tai vierailijoita joko itse tai palkkatoimiston kautta. Julkkistilanteissa portinvartijan pääpaino on estää mediaa ja epävakaita faneja saavuttamasta julkkista, ellei julkkis halua tavoittaa häntä. Varakkaiden tapauksessa portinvartija voi myös varoa lahjoitusta tai sijoitusta etsivien ihmisten pääsyä.
Yrityksen johtajat palkkaavat usein myös portinvartijoita. Yritysympäristössä portinvartijan työ koostuu suurelta osin myyjien seulonnasta. Keskimääräinen johtaja, erityisesti markkinoinnin tai IT -alan johtaja, saa päivittäin puheluita ihmisiltä, jotka haluavat myydä jotain. Jos johtajan olisi lähetettävä kaikki nämä kutsut itse, hän ei koskaan pystyisi tekemään työtä, jonka yritys maksaa hänelle. Portinvartijoilla on niin tärkeä rooli myyntiprosessissa, että kokonaiset myyntiseminaarit, artikkelit ja kirjat on omistettu portinvartijan ohittamisesta.
Joskus portinvartijan rooli voi olla elottomien esineiden tai tietojen suojaaminen. Esimerkiksi erikoiskokoelman kirjastonhoitaja rajoittaa pääsyä arvokkaisiin kirjoihin, ja salasanoja myöntävän IT -tiimin jäsen suojaa pääsyä yrityksen tietojärjestelmiin. Riippumatta asetuksesta tai vartioitavasta kohteesta, kaikilla portinvartijoilla on yksi yhteinen piirre: kukaan ei pääse suojatun kohteen tai henkilön luo ilman portinvartijaa.