Postihuoneen virkailija on yleensä henkilö, joka vastaa yrityksen saapuvasta ja lähtevästä postista. Hän työskentelee tyypillisesti huoneessa, joka on tarkoitettu kirjeiden ja pakettien vastaanottamiseen ja postin valmisteluun paikallista postitoimistoa tai riippumatonta kuljetuspalvelua varten. Postihuoneen virkailijan työ voi olla yksityisessä yrityksessä, valtion virastossa, voittoa tavoittelemattomassa ryhmässä tai sotilasoperaatiossa.
Kun posti toimitetaan suurelle yritykselle, se yleensä menee yhdelle keskitetylle asemalle tai nimettyyn huoneeseen. Postihuoneen virkailija jakaa tyypillisesti postin osastojen mukaan ja jakaa sen edelleen kunkin osaston työntekijöiden kesken. Hän lataa tavallisesti lajiteltuja lähetyksiä postikärryyn ja seuraa määrättyä reittiä postin jakamiseksi koko yritykselle. Jos tila ja aika sallivat, postihuoneen virkailija voi noutaa lähteviä kirjeitä ja pieniä paketteja reitillään ja toimittaa myös muita kuin postimuistioita ja viestejä osastojen kesken.
Jos yritys toimittaa paketteja osana liiketoimintaa, postihuoneen virkailija vastaa usein lähetysten valmistelusta. Hänen on yleensä oltava perehtynyt useiden eri postilähetysyritysten toimitushintoihin ja käytäntöihin, jotta hän voi valita nopeimman ja kustannustehokkaimman tavan lähettää erilaisia postit. Jos tiettyihin lähetyksiin sovelletaan erityiskäsittelyä tai ohjeita, postihuoneen virkailijan odotetaan tavallisesti noudattavan määrättyjä ohjeita.
Yritykset käyttävät usein tietokoneella luotuja lähetysasiakirjoja. Yritykset perustavat usein verkkotilin eri lähettäjien kanssa, jotka laskuttavat yritystä palveluistaan, lähetystarroistaan ja tarvikkeistaan säännöllisesti. Yleensä postihuoneen virkailijaa vaaditaan tilaamaan tarvikkeita ja pitämään postitilit asianmukaisella tasolla.
Jotkut yritykset saattavat vaatia virkailijaa käyttämään monenlaisia postityökaluja ja -koneita. Näitä ovat yleensä postimittarit, vaa’at, lajittelu- ja etikettikoneet, sähköiset kirjekuorien avaajat, tiivisteet ja taitto- ja lisälaitteet. Jos yritys lähettää suuria pakkauksia säännöllisesti, teippi- tai nidontakoneita voidaan käyttää laatikoiden ja pakettien turvalliseen sulkemiseen.
Postihuoneen virkailijalta edellytetään yleensä hyvää organisointikykyä työssään tehokkaasti. Hänen odotetaan yleensä olevan hyvässä fyysisessä kunnossa raskaiden pakkausten nostamiseen ja kuljettamiseen. Hyvää tietokonevalmiutta tarvitaan yleensä lähetysasiakirjojen luomiseen ja niihin liittyvien tiedostojen ja tietueiden ylläpitämiseen.
Saadaksesi virkailijaksi postihuoneessa vaaditaan yleensä lukion tutkintotodistus tai vastaava. Kokemus toimisto- tai kuljetusympäristöstä on yleensä edullinen näille työnhakijoille. Huomattava määrä postihuoneen virkailijoita pitää tätä askelta ponnahduslautana korkeammille palkkatehtäville yrityksessä.