Sähköpostipalvelin on verkkopalvelin, joka on määritetty käsittelemään sähköpostia asentamalla kaksi ohjelmaa: sendmail -ohjelma ja POP -ohjelma. POP (Post Office Protocol) kerää sinulle lähetetyt postit. Sähköpostipalvelimet voidaan asentaa pääverkkopalvelimelle tai erilliselle palvelimelle.
Sendmail -palvelun avulla sähköpostipalvelin voi käsitellä lähteviä sähköpostiviestejä. Jos sähköpostiosoitetta ei ole, palvelin palauttaa postin lähettäjälle. Jos palvelimella on tekninen ongelma postin jakelussa ja se epäonnistuu, posti voidaan myös palauttaa. Kaikissa tapauksissa, joissa posti palautetaan, se saapuu selityksellä tai virhekoodilla. Lukemalla virhekoodin voit selvittää, miksi posti ei saapunut määränpäähänsä.
POP -ohjelma kerää saapuvat sähköpostit. Vastaanotettuaan sähköpostia se luo kullekin sähköpostiosoitteelle yhden tekstitiedoston kertyneistä viesteistä. Tämä tekstitiedosto voi kasvaa erittäin suureksi. Jos loppukäyttäjä on määrittänyt sähköpostiohjelmansa poistamaan sähköpostit palvelimelta keräyksen jälkeen, postipalvelimen tekstitiedosto pyyhitään sähköpostin keräämisen yhteydessä. Jotkut ihmiset kuitenkin tallentavat sähköpostit palvelimelle. Tämä ei ole vain tietosuojaongelma, vaan voi myös johtaa toimintahäiriöihin, kun tekstitiedostoista tulee liian pitkiä.
Toinen keräilyohjelma on nimeltään Internet Message Access Protocol (IMAP). IMAP käyttää verkkopohjaisia postipalveluja, kuten Yahoo!, Hotmail ja muut. Jos käytät verkkosivustoa sähköpostin keräämiseen, käytät IMAP -sähköpostipalvelinta.
Lähes jokainen verkkosivuston verkkotunnus on yhdistetty postituspalvelintoimintoihin. Internet -palveluntarjoajat (ISP) tarjoavat myös sähköpostipalvelua ja sähköpostipalvelintoimintoja. Jos palvelin ei tarjoa sisäänrakennettua sisällönsuodatusta, voit asentaa oman roskapostisuodattimen. Ilmaiset roskapostisuodattimet ovat erittäin suosittuja ja ne ovat saatavilla verkossa.
Sähköpostipalvelinohjelma voidaan asentaa myös paikallisesti omalle tietokoneellesi. Jos käytät tämäntyyppistä palvelinta, postin ei tarvitse kulkea Internet -palveluntarjoajasi kautta, mikä tarjoaa tietyn tason yksityisyyttä. Oman palvelimen käyttäminen varmistaa myös, että pystyt aina lähettämään tai vastaanottamaan sähköpostia, vaikka Internet -palveluntarjoajasi postipalvelin ei olisi käytössä.
Valitettavasti monet henkilöt, jotka käyttävät henkilökohtaisia sähköpostipalvelimia, käyttävät niitä roskapostin lähettämiseen. Tämän seurauksena Internet -palveluntarjoajat kieltävät sen yleensä käyttöehtosopimuksessaan. Jotkin Internet -palveluntarjoajat sallivat kuitenkin käyttäjien käyttää henkilökohtaista palvelinta, jos he allekirjoittavat sopimuksen, joka takaa, että sitä ei käytetä roskapostiksi.