Potilaspalvelukoordinaattori toimii linkkinä potilaiden ja terveydenhuollon tarjoajien välillä. Hän voi työskennellä sairaalassa, klinikalla tai lääketieteellisessä testauslaitoksessa. Jos potilaalla on kysymyksiä, huolenaiheita tai huomautuksia henkilökohtaisesta hoidosta tai perheenjäsenen hoidosta, potilaspalvelukoordinaattori on ensimmäinen yhteyshenkilö. Hänen ensisijainen huolensa on tyypillisesti potilaiden tyytyväisyys saamiinsa palveluihin.
Koordinaattorin työhön kuuluu yleensä raskasta viestintää. Nämä vuorovaikutukset voivat tapahtua puhelimitse, kirjeiden ja sähköpostien välityksellä sekä henkilökohtaisesti. Hänen odotetaan yleensä olevan erinomainen kuuntelija ja suuri ongelmanratkaisija. Tässä tehtävässä menestyminen edellyttää yleensä tietoa siitä, mistä löytää vastaukset lyhyimmässä ajassa. Kykyä arvioida tarkasti, milloin jokin asia tarvitsee muiden osastojen tai esimiesten panoksen, pidetään yleensä myös potilaspalvelukoordinaattorin voimavarana.
Potilasongelmien ratkaisemisen lisäksi tämä asema vaatii tavallisesti hyviä organisointitaitoja. Koordinaattoria vaaditaan säännöllisesti synkronoimaan resurssit, laitteet ja henkilöstö tapausvirtojen helpottamiseksi. Tämä edellyttää yleensä selkeää ymmärrystä politiikoista ja menettelyistä haasteiden tehokkaaseen havaitsemiseen ja niiden ratkaisemiseen.
Hyvää yhteyttä lääkäreihin, sairaanhoitajiin ja hallintohenkilöstöön pidetään tyypillisesti edellytyksenä menestyä tässä tehtävässä. Kun koordinaattori ymmärtää potilastutkimuksen, hän keskittyy tehokkaimpaan tapaan löytää vastaus. Ymmärtäminen kuka tietää mitä hänen organisaatiossaan mahdollistaa palvelukoordinaattorin palvelemisen onnistuneesti eniten potilaita mahdollisimman lyhyessä ajassa.
Sen lisäksi, että potilaspalvelukoordinaattori on kekseliäs ja organisoitu, hän menestyy parhaiten, jos hän on positiivinen ja energinen. Potilaat ovat usein ahdistuneita, pelokkaita tai skeptisiä toimenpiteitä tai lääketieteen ammattilaisia kohtaan. Koordinaattori, joka voi saada potilaat tuntemaan olonsa turvalliseksi ja tuetuksi, edistää yleensä henkilökunnan ja perheenjäsenten mielenrauhaa.
Joissakin tilanteissa potilaspalvelukoordinaattoria voidaan myös vaatia valvomaan laitteiden toimintoja ja varmistamaan, että muiden kuin lääkinnällisten tarvikkeiden varastotaso säilyy. Nämä ammattilaiset on usein myös määrätty laatimaan raportteja potilasviestinnästä, joka sisältää ehdotettuja parannuksia tai muutoksia protokolliin.
Vaikka tähän tehtävään ei vaadita erityistä muodollista koulutustaustaa, yleensä vaaditaan lukion tutkintotodistus tai vastaava. Vähintään kolmen vuoden työkokemus lääketieteellisistä palveluista on erittäin edullista. Tietokoneen käytön tausta on myös toivottavaa, kuten on osoitettu huippuosaamista ihmissuhteissa.