Minuuttikirja on sidottu tai sidottu kirja, joka sisältää pysyviä ja yksityiskohtaisia selvityksiä ja päätöksiä. Pöytäkirjakirjat kirjoitetaan yrityksen virallisten kokousten tai oikeudellisten tapahtumien aikana. Niitä voidaan myös käyttää yrityksissä kokoustapahtumien tallentamiseen.
Perinteisesti nämä kirjat ovat käsinkirjoitettuja ja niissä on numeroidut sivut, jotka on sidottu turvallisesti. Tämän prosessin tarkoituksena on suojautua vilpilliseltä toiminnalta. Joissakin oikeudellisissa käytännöissä säilytetään edelleen käsinkirjoitettuja kirjoja sekä nyökkäyksenä perinteille että luotettavana keinona estää väärentäminen.
Lain mukaan rekisteröityjen ja rekisteröityjen yritysten on pidettävä ajan tasalla oleva kirja. Nämä kirjat on säilytettävä yrityksen virallisella, rekisteröityllä toimipaikalla tai laillisessa osoitteessa. Ne on saatettava kaikkien yrityksen jäsenten saataville.
Oikeussalin varajäsenet voidaan myös syyttää pöytäkirjan ylläpidosta. Varajäsenet voivat päivittää kirjan, kun kuulemiset ja oikeudenkäynnit tapahtuvat tuomarin alaisuudessa. Varajäsenet valitaan näiden asiakirjojen luotettaviksi pitäjiksi.
Teknologian aikakauden alku on muuttanut tapaa, jolla jotkut käsittelevät minuuttikirjoja. Yritykset voivat esimerkiksi luottaa siihen, että joku kirjoittaa tietokoneelle minuutteja, tulostaa ne ja kiinnittää sitten tulosteita kirjoihin, joissa on järjestyksessä numeroidut sivut. Yritykset, joilla on paljon virallisia kokouksia, saattavat pitää tätä tapaa pitää kirjat täysin hyväksyttävänä.
Yritysten pöytäkirjat voivat sisältää yritysten asiakirjoja ja tietueita. Näitä voivat olla säännöt, yhtiöartikkelit, vuosikertomukset sekä johtajien ja osakkeenomistajien päätökset. Ne voivat myös sisältää tietoja osakkeenomistajien ja johtajien välisistä kokouksista, mukaan lukien toimenpiteet, joista sovittiin ja mitkä päätökset annettiin.
Poikkeaminen tavanomaisesta, perinteisestä pöytäkirjanpitomenettelystä voi tehdä pöytäkirjojen muokkaamisen suhteellisen helpoksi. Esimerkiksi löysälehtisen sideaineen pitäminen minuuttikirjana vaatii manipulointia, koska kuka tahansa voi yksinkertaisesti ottaa sivun pois ja asettaa toisen sivun sideaineeseen. Jos organisaatio haluaa pitää löysälehtistä kirjaa, on ryhdyttävä tiettyihin varotoimiin sen varmistamiseksi, että kirja pidetään turvassa ja että manipulointimahdollisuudet minimoidaan.
Kirjeen eheyden suojelemiseksi kirjaajan on harkittava järjestelmän sisällyttämistä järjestelmään, jossa jokainen minuuttisivu numeroidaan peräkkäin. Samoin yksittäisiin kokouksiin tulisi liittää järjestysnumerot. Jopa pienet kohteet pitäisi numeroida. Lopuksi jokaiselta sivulta vaaditaan sellaisen henkilön allekirjoitus, jolla on valtuudet ja joka on lukenut pöytäkirjan ja tarkistanut sen aitouden.