Projektisalkun hallinta (PPM) on liiketoimintatyökalu, jota käytetään tehokkaasti hallitsemaan useita salkkuja tai projekteja kohti yleistä tavoitetta. Jokainen yksittäinen projekti luodaan tietyn liiketoimintatavoitteen tai -edun saavuttamiseksi. Niiden kaikkien pitäisi hyödyttää koko projektisalkkua. PPM on katto kaikille yksittäisille hankkeille.
On tärkeää tietää, mitä hyötyä jokaisesta yksittäisestä hankkeesta on PPM -järjestelmässä. Tämän varmistamiseksi on esitettävä useita kysymyksiä. Näitä ovat muun muassa sen selvittäminen, kuinka hyvin kukin projekti toimii. Sinun on myös tiedettävä, voisiko yksittäinen hanke vaikuttaa negatiivisesti muihin tuleviin hankkeisiin. Loppujen lopuksi sinun on tiedettävä, että kaikkien hankkeiden onnistunut lopputulos tuottaa halutun tavoitteen tai hyödyn.
PPM -järjestelmässä on kohta, jossa sinun on arvioitava prosessi. Tämä arviointi määrittää, toimiiko jokainen yksittäinen projekti tyydyttävästi koko elinkaarensa ajan. Hankkeen arvioija päättää, onko se edelleen relevantti ja työskentelee salkun halutun tavoitteen saavuttamiseksi. Jos näin ei ole, kyseinen projekti voidaan keskeyttää tai lopettaa kokonaan.
Kun rakennat PPM -järjestelmääsi, sinun on varmistettava, että sinulla on oikeat työkalut projektin suorittamiseen. Monipuolisten toimintojensa vuoksi tarjolla olevat kaupalliset työkalut voivat tuntua pelottavilta. Paras tapa lähestyä tätä on aloittaa pienestä ja tuoda yksi elementti kerrallaan projektiin.
Tärkeimmät kohdat, joilla pyritään saavuttamaan onnistunut PPM -järjestelmä, ovat kustannukset ja hyödyllinen mittaus, resurssien suunnittelu ja projektin keskeisten tietojen välittäminen. Sinun tulee myös olla tietoinen hankkeen arviointiprosessista tai menetelmistä. Ota huomioon myös edistymisraportointi ja hankkeen kustannusten ja hyötyjen seuranta.
On olemassa useita PPM -työkaluja, jotka käsittelevät kaikkia yllä olevia kohtia. Nämä ovat ohjelmistosovelluspaketteja, joiden avulla voit ylläpitää salkkuasi. Artemis on markkinajohtaja tällä alalla. Ne tarjoavat työkalun nimeltä PortfolioDirector, joka tarjoaa keskuspohjan, joka pystyy kirjaamaan kaikki nykyiset ja ehdotetut liiketoiminnan investoinnit.
Toinen paketti on Changepoint. Tämä tarjoaa graafisia tietoja, joiden avulla johtajat voivat seurata projektisalkkua reaaliajassa. Hallintapaneelin kautta johtaja voi nähdä tärkeitä yritystietoja useista projekteista yhdellä näkyvällä näytöllä. Saatavana on paljon vakiintuneempia ja kehittyneempiä paketteja. Niiden kaikkien pitäisi olla melko helppokäyttöisiä, koska niiden perimmäinen tavoite on PPM -järjestelmän onnistunut käyttöönotto.