Latinaksi pro forma tarkoittaa “muodon asia”. Termiä käytetään eri toimialoilla, ja milloin tahansa tavaroita tai palveluita myydään, voidaan käyttää pro forma -laskua. Koska se esitetään ennen varsinaista myyntiä, sitä ei pidetä virallisena laskuna. Sitä käytetään usein ostajan ja myyjän välisenä sopimuksena, jossa ostaja suostuu ostamaan tuotteen tai palvelun myyjältä tietyn hinnan. Tämäntyyppisen laskun tiedot ovat tyypillisesti samat kuin kauppalaskussa tapahtuman vahvistamisen jälkeen, mutta joskus yksityiskohdat voivat muuttua.
Tyypillinen vakiolasku sisältää yleensä sekä ostajan että myyjän päivämäärän, nimen ja yhteystiedot. Se hajottaa myös myydyn tuotteen tai palvelun yksikköhinnan sekä kuvauksen jokaisesta ja kokonaishinnan. Myös kaupallisessa laskussa on usein muita asiaankuuluvia tietoja, kuten maksutapa ja tuotteen tai palvelun toimituspäivä. Pro forma -lasku sisältää tyypillisesti kaikki nämä tiedot, mutta joissakin tapauksissa hinta voi muuttua ennen tapahtuman suorittamista. Jotkut yritykset tarjoavat aluksi vain yleisemmän lomakkeen, jolloin todelliset myyntitiedot täytetään vasta sen jälkeen, kun se on tapahtunut.
Kaikki eivät halua käyttää pro forma -laskua, mutta sitä suositellaan usein ennen myyntiä, jotta vältetään väärinkäsitykset. Sitä pidetään yleensä toivottavampana kuin lainaus, koska siihen sisältyy niin paljon yksityiskohtia. Lomakkeen hinnan lisäksi on ilmoitettava muut asiaankuuluvat tiedot, kuten toimituspäivä ja maksuehdot, jotta kummallakin puolella ei ole yllätyksiä. Monet ihmiset, jotka ostavat suuren määrän tuotteita kerralla tai tarvitsevat ehkä rahoitusta, haluavat nähdä pro forma -laskun ennen virallista tapahtumaa.
Vaikka pro forma -laskua pidetään harvoin virallisena, se hyväksytään toisinaan, kun vakiomuotoisia kauppalaskuja ei ole saatavilla. Joskus se myönnetään ennakkomaksun saamiseksi ennen palvelun valmistumista tai tuotteen lähettämistä. Joka tapauksessa sitä ei yleensä anneta ennen kuin suurin osa tapahtumatiedoista on tiedossa ja molemmat osapuolet ovat sopineet niistä. Yleensä mitään ei kirjata velkoihin tai saamisiin ennen kuin virallinen kauppalasku on laadittu.