Pro forma -tilinpäätös antaa yrityksille arvion tulevasta taloudellisesta tuloksesta. Kaikki yritykset laativat jonkinlaisia tilinpäätöksiä, joista yleisimpiä ovat tuloslaskelma, tase ja kassavirtalaskelma. Näiden lausuntojen ongelma on, että niissä raportoidaan menneisyydestä taloushistoriasta, joka voi toistaa itseään tai ei. Pro forma -tilinpäätös keskittyy tulevaisuuteen käyttäen ohjenuorana menneitä tietoja. Näiden arvioiden saaminen auttaa yritystä budjetoimaan tulevia käteismenoja ja valmistautumaan vahvoihin tai heikkoihin tuleviin voittoihin.
Useimmat yritykset käyttävät prosenttiosuuden kasvulukua perustana arvioidessaan tulevia taloudellisia tietoja. Esimerkiksi omistajat ja johtajat tutkivat nykyisiä taloudellisia markkinoita tai olosuhteita ja tarkastelevat historiallisia tilinpäätöksiä, joilla on samanlaiset myyntiodotukset. Tämä voi auttaa yrityksen johtoryhmää määrittämään, kuinka paljon sen myynti kasvaa, esimerkiksi 10 tai 15 prosenttia. Tätä kasvuennustetta sovelletaan sitten edellisen vuoden tilinpäätökseen tulevan vuoden pro forma -tilinpäätöksen laatimiseksi.
Tuloslaskelma ja rahavirtalaskelma ovat usein kaksi suosituinta tilinpäätöstä. Taseet sisältävät yrityksen varoja ja velkoja; nämä kaksi luokkaa-pääasiassa ne, jotka kuuluvat pitkän aikavälin varojen tai velkojen luokkiin-eivät välttämättä kasva merkittävästi tulevina kausina. Lyhytaikaiset varat ja velat, kuten raha, saamiset, varastot, ostovelat tai luottolimiitit, voivat olla ainoita tilejä, jotka muuttuvat merkittävästi. Omistajat ja johtajat voivat vaatia näiltä tileiltä pienen taseen pro forma arvioidakseen näihin tileihin liittyviä menoja.
Yksinkertainen tapa luoda pro forma -tilinpäätös on soveltaa kasvuprosenttia aiempiin tilinpäätöksiin. Monissa tapauksissa yrityksen talousohjelmisto luo nämä lausunnot automaattisesti. Kirjanpitäjän tarvitsee vain syöttää odotettu kasvuvauhti ja tehdä lausunnot. Automaattisten ohjelmistojen käyttö mahdollistaa myös useita pro forma -lausuntoja, jotka antavat arvioita korkeista, keskimääräisistä ja alhaisista kasvuvauhdista. Jokaisen lausuntosarjan avulla yritys voi sitten luoda talousarvion kasvun eri skenaarioiden perusteella.
Julkisyhteisöt tarjoavat usein pro forma -tilinpäätöksen sijoittajille. Nämä lausunnot liittyvät yleensä johdon tulevaisuutta koskeviin lausuntoihin. Tämä on tapa omistajille ja johtajille kertoa sijoittajille, mitä yritys odottaa tapahtuvan lähitulevaisuudessa. Yhtiö hahmottaa myös turvaverkot, joilla estetään voitto tappio alhaisten kasvuodotusten sattuessa. Nämä tiedot voivat auttaa vakuuttamaan sijoittajat siitä, että yritys on kannattava myös vaikeina aikoina.