Pro forma -kassavirta on lausunto, joka ennustaa nopeuden, jolla rahat tulevat sisään ja ulos yrityksestä tulevaisuudessa. Tämä voi antaa yrityksen johdolle jonkinlaisen käsityksen siitä, joutuvatko he todennäköisesti tekemään tilapäisiä järjestelyjä, kuten lainaamista, kattamaan kassavirtapula. Se voi myös paljastaa joitakin perustavanlaatuisia ongelmia yrityksen toiminnassa, jotka on korjattava pysyvästi.
Pro forma on latinalainen lause, joka käännetään “muodon asiana” ja jota käytetään useissa yhteyksissä rahoitusalalla. Se voi esimerkiksi viitata joukkoon tilejä, jotka sisältävät lisätietoja yrityksen kirjanpitolain edellyttämien tietojen lisäksi. Tässä tapauksessa se viittaa siihen tosiseikkaan, että tilinpäätös on laadittu ennen sen kattamaa aikaa ja on siten ennuste eikä ennätys, joskin ennuste, joka perustuu olemassa olevaan näyttöön.
Kun tarkastellaan liiketoiminnan tulevaisuutta, on liian yksinkertaista ajatella vain, kuinka paljon yritys aikoo käyttää ja kuinka paljon se odottaa ansaitsevansa. Maksujen ajoitus voi olla yhtä tärkeä. Pro forma -kassavirta auttaa tunnistamaan ongelmia, joita voi ilmetä, jos kannattava yritys jää lyhyeksi, koska maksut ja tulot ovat eri aikataulussa.
Pro forma -kassavirta alkaa yrityksen nykyisellä kassatasolla. Siinä luetellaan tulonlähteet ja odotetut maksupäivät. Jos yritys esimerkiksi toimittaa tavaroita luotolla, se voi tietää helmikuun alussa, että se saa tietyn summan tammikuun myynnin kattavan kuukauden aikana.
Lausunnossa tarkastellaan sitten tulevia menoja. Osa tästä on kiinteä, säännöllinen summa, kuten henkilöstökulut. Muut kulut ovat tiedossa, mutta ne maksetaan vain tiettyinä aikoina, kuten verot. Muuttuvia kustannuksia on myös, kuten varaston tai materiaalien ostaminen. Jos maksupäivät vaihtelevat, on yleensä turvallisinta työskennellä sen perusteella, että yritys maksaa toimittajille mahdollisimman pian, mutta ei saa maksua asiakkailta viimeiseen mahdolliseen päivämäärään mennessä.
Kuinka tarkka pro forma -kassavirtalaskelma on, riippuu asian aikataulusta. Ennuste, joka kattaa seuraavat 30 päivää, voidaan pitää erittäin luotettavana, koska tuona aikana suoritettavat ja saadut maksut saattavat olla jo tiedossa. Tämä tarkoittaa, että ennuste on erittäin tarkka, ellei odottamattomia ongelmia, kuten asiakkaan lopettavan liiketoiminnan ennen laskujensa maksamista. Ennuste seuraavalle 12 kuukaudelle voi olla vähemmän luotettava, koska se sisältää arvioita tulevasta myynnistä. Tämä ei tee ennusteesta arvotonta: vaikka kokonaismyynti on arvaamatonta, yrityksen omistajalla voi silti olla erittäin hyvä käsitys kausivaihteluista.