Projektikoordinaattori on hallintoammattilainen, joka varmistaa, että tavoitteen saavuttamiseen käytetyt ihmiset ja resurssit käytetään asianmukaisesti. Joskus tätä henkilöä kutsutaan myös projektin fasilitoijaksi, hän työskentelee yleensä esimiehen alaisuudessa tukemaan yhtä tai useampaa projektitiimiä. Hänen odotetaan tyypillisesti jongleeraavan tehtävien yhdistelmää, mukaan lukien ajoituksen ja viestinnän johtaminen tiimin jäsenten välillä, kokousmateriaalien koordinointi ja tarvittaessa jäsenten auttaminen kuljetuksessa tai siirtämisessä. Uralle pääsy vaatii usein hankkeen tavoitteisiin liittyvää taustaa ja laajaa kokemusta työskentelystä ryhmien kanssa ja tiiminvetäjänä.
Tarvitaan koordinaattoreita
Suurhankkeet yrityksen sisällä tai kahden tai useamman erillisen organisaation välillä vaativat usein johtajan valvomaan kaikkea, mitä tehdään. Kun projekti muuttuu monimutkaisemmaksi ja siihen lisätään lisätehtäviä tai lisää tiimin jäseniä, yksittäisen johtajan on usein mahdotonta hoitaa kaikkea tiimin johtamiseen liittyvää. Tässä tulee hankekoordinaattori. Hän ottaa osan johtajan tehtävistä auttaakseen varmistamaan, että hankkeen tavoitteet saavutetaan.
Yhteiset velvollisuudet
Kokousten ja muiden konferenssien koordinointi on tärkeä projektikoordinaattorin tehtävä. Jos työ sisältää yhteistyötä esimerkiksi useiden eri osastojen tai organisaatioiden ihmisten kanssa, hän varmistaa, että kaikki ovat tietoisia kokouksen ajoituksesta ja löytävät paikan, johon mahtuu kaikki osallistujat. Suuri osa fasilitaattorin tekemästä työstä sisältää keskustelua eri tiimin jäsenten kanssa ja osallistumista kokouksiin muiden työntekijöiden kanssa.
Hallinnollisen avun antamisen lisäksi projektikoordinaattoria voidaan myös vaatia matka- ja majoituspalvelujen hoitamiseksi. Tämä saattaa sisältää vain kuljetuksen järjestämisen kaikille tiimin jäsenille autokuljetuksiin. Tapauksissa, joissa ryhmä koostuu jäsenistä laajasta alueesta tai jopa muista maista, hankekoordinaattorin on ehkä autettava tiimin jäseniä siirtymään tilapäisesti tai pysyvästi lähemmäksi paikkaa, jossa suurin osa kokouksista pidetään. Tässä tilanteessa hän voi auttaa matka- ja asumismajoituksissa, käsitellä maahanmuuttoasiakirjoja ja auttaa jäseniä sopeutumaan uuteen ympäristöön.
Edellytykset
Koska useimmat hankkeet sisältävät ihmisryhmien yhteistyötä, koordinointitehtäviä omaavat henkilöt tarvitsevat usein vahvoja viestintätaitoja. Ajanhallinta on myös kriittistä, joten hyvien projektikoordinaattoreiden on tyypillisesti kyettävä suorittamaan monia asioita ja noudattamaan määräaikoja tehokkaasti. Lisäkokemus tiimin jäsenenä tai ryhmän johtamisessa on myös tärkeää.
Koulutuksellinen keskittyminen tietyllä alalla on usein myös hyödyllistä. Esimerkiksi ohjelmistokehitysryhmän koordinaattorilla voi olla tutkinto ohjelmoinnista tai ohjelmistosuunnittelusta. Kun koordinaattori ymmärtää, mitä tiimi tekee, hän voi auttaa joukkuetta saavuttamaan tavoitteensa paremmin.
Palkka ja muut bonukset
Tämä asema on usein suhteellisen korkea yrityksessä, joten projektikoordinaattori saa yleensä enemmän palkkaa kuin muut tiimin jäsenet, vaikka hän työskentelee edelleen johtajan alaisuudessa. Jotkut työnantajat tarjoavat myös bonuksia sen varmistamiseksi, että hanke valmistuu aikataulussa ja varatun budjetin puitteissa. Kun yritykset ryhtyvät isompiin projekteihin, he usein ymmärtävät, kuinka tärkeä hyvin järjestetty tiimi on. Yksilöt, joilla on tarvittava tausta ja taitoja projektin koordinoinnissa, voivat yleensä löytää työtä monenlaisten työnantajien kanssa.