Projektin sponsori on kuka tahansa henkilö, ryhmä tai yritys, joka tarjoaa sponsorointirahoitusta tietyn projektin minkä tahansa vaiheen tukemiseksi. Yleensä tällaiset hankkeet ovat hyväntekeväisyys- tai kansalaistarkoituksiin. Sponsorointi ei kuitenkaan aina liity rahalliseen rahoitukseen. Esimerkiksi hankesponsori voi sisältää myös henkilön tai ryhmän, joka tarjoaa tarvikkeita tai palveluja maksutta avustaakseen hankkeen loppuunsaattamisessa.
Hyväntekeväisyysjärjestöt, jotka tukeutuvat vahvasti sponsorointirahoitukseen, luovat usein pitkäaikaisen tai pysyvän sponsorointiohjelman, koska tarve tukea tämän tyyppisten ryhmien työtä on yleensä jatkuvaa. Tällaisissa ohjelmissa voidaan luoda erilaisia sponsorointitasoja. Esimerkiksi henkilöt, jotka lahjoittavat yli tietyn dollarin summan, sekä vapaaehtoistyöaikaa projektin hallinnoinnissa, voidaan nimetä toimeenpaneviksi sponsoreiksi, kun taas hankesponsori, joka osallistuu pienempään määrään mutta ei vapaaehtoistyöhön, ei ehkä saa toimeenpanovaltaa.
On myös tavallista, että mahdolliset sponsorit evätään organisaation eettisten ohjeiden perusteella. Esimerkiksi nuorten urheilutapahtuman järjestäjät voivat päättää olla antamatta alkoholi- ja tupakkayritysten osallistua sponsorointimahdollisuuksiin näihin tuotteisiin liittyvien terveysriskien vuoksi. Useimmissa tapauksissa kuka tahansa, jolla on halu ja keinot tehdä niin, voi kuitenkin tulla sponsoriksi. Eri verkkosivustot ja vapaaehtoisjärjestöt auttavat hankkeita saamaan sponsorin. Ei myöskään ole harvinaista, että hankkeen järjestäjät lähestyvät henkilökohtaisesti ryhmiä ja yksilöitä kutsulla sponsoroida hanketta.
Syyt siihen, miksi yritykset tai yksityishenkilöt suostuvat sponsoroimaan tiettyjä hankkeita, vaihtelevat. Vastineeksi siitä, että hänestä tulee hankkeen sponsori, tarjotaan yleensä julkista mainontaa ja tunnustusta. Tämä voi parantaa yrityksen näkyvyyttä yhteisössä, mainostaa sitoutumista tiettyyn tarkoitukseen ja lisätä tuloja yrityksille, jotka tukevat julkisesti tiettyjä hankkeita.
Usein hankkeen sponsori antaa tukea vain siksi, että hän uskoo vahvasti hankkeen hyvään. Esimerkiksi paikallinen yritys voi sponsoroida nuorten urheilutiimiä, koska omistajat uskovat, että joukkuelajeilla autetaan muokkaamaan lapsen luonnetta ja luomaan yhteisöllisyyttä. Sponsorointityyppi voi myös vaihdella. Yrityksen omistaja voi tarjota rahaa joukkueen laitteista tai lahjoittaa mieluummin palkintoja tai palkintotauluja henkilökohtaisista saavutuksista.
Hankkeen sponsori suostuu yleensä tukemaan hanketta tietyn ajan tai tiettyyn dollariin asti. Jotkut sponsorit voivat kuitenkin tehdä pitkäaikaisia sponsorisopimuksia. Sponsorit voivat myös tarjota pitkäaikaista tukea lyhyen aikavälin hankkeille, joita tapahtuu säännöllisin väliajoin. Yritys voi esimerkiksi sopia sponsoroivansa toistuvasti hyväntekeväisyystapahtuman, joka kestää vain viikonlopun, mutta joka vuosi.