Projektinhallinnan aikajana on asiakirja, jossa esitetään hankkeen aikataulu projektipäälliköiden ja muiden asianosaisten hyväksi, joiden on tiedettävä määräajat ja suunnitellut toimet. Aikataulun kehittäminen on erittäin tärkeä osa suunnitteluprosessia. Kun projekti on päättynyt, aikajana tulee esiin jälkikäteen, jotta voidaan selvittää, pysyikö projekti raiteillaan, mikä aiheutti poikkeamia ja miten ongelmat voitaisiin korjata tulevaisuudessa.
Projektinhallinnan aikajanan monimutkaisuus voi vaihdella. On myös mahdollista saada useita aikatauluja. Voidaan antaa laaja katsaus tärkeimpiin virstanpylväisiin, kun taas pienempien aikataulujen erittelyssä keskustellaan aiheista, jotka ovat tärkeitä tietyille ihmisryhmille. Esimerkiksi kodin rakentamisessa yleinen aikataulu voisi kattaa lupamenettelyn, maanrakennuksen, kehystyksen ja muut suuret rakennustapahtumat. Yksittäiset miehistöt saisivat oman projektinhallinnan aikataulunsa, jotta he tietävät, mitä heiltä odotetaan ja milloin.
Projektinhallintaohjelmistolla on usein aikajana. Kun projektipäällikkö kehittää suunnitelmia, ne voidaan sijoittaa ohjelman aikajanasegmenttiin, jota voidaan myös helposti muokata muutosten edetessä. Esimerkiksi kaksi tapahtumaa voidaan vahvistaa kahden viikon välein, jotta ne siirtyvät yhteen, jos jokin asia etenee tai viivästyy ensimmäisessä tapahtumassa, jotta projektinhallinnan aikataulu pysyisi oikeassa suhteessa ja heijastaisi tarkasti tietoa projektin ajoituksesta.
Projektin aikana projektipäällikkö voi käyttää aikataulua aikatauluttamiseen, tilaamiseen ja muihin toimintoihin. Tapahtumien sattuessa ne voidaan valita projektinhallinnan aikajanalla. Jos viivästyminen on tapahtunut, tämä voidaan huomata, ja muistiinpanot voivat sisältää keskustelun viivästyksen luonteesta ja tavoittamisvaihtoehdoista. Voi olla mahdollista leikata jotakin aluetta esimerkiksi kohdetavoitteen saavuttamiseksi, tai viivästyminen saattaa aiheuttaa dominoefektin, joka voi viivästyttää toimitusta hyvin myöhään.
Vaikka projektinhallinnan aikajana on tarkoitettu liike- ja teollisuuskäyttöön, se voi olla hyödyllinen myös ajanhallinnassa pienissä projekteissa, kuten pienissä kodin parannuksissa. Suunnittelu ennen aloittamista voi säästää aikaa lopulta luomalla seurattavat puitteet ja mahdollistamalla tarpeiden ennakoinnin. Esimerkiksi kylpyhuoneen remontoinnin parissa työskentelevän henkilön on tiedettävä, milloin uusia vesijohtolaitteita on saaputtava ja milloin on tilattava erilaisia tarvikkeita, kuten lamppuja, jotta ne voidaan liittää projektiin.