Projektinhallinnan kirjanpito seuraa tiettyjen liiketoimintaprojektien tai -prosessien kustannuksia. Tämäntyyppinen kirjanpito kuuluu normaaliin työtilausten kustannuslaskentamenetelmään. Projektinhallinnan kirjanpidon toimittamat yksittäiset taloudelliset raportit osoittavat, onko hanke talousarviossa, onko sillä suuria kustannuksia tai onko se ylittänyt muita johdon asettamia taloudellisia tavoitteita.
Työtilausten kustannuslaskenta seuraa kaikkia yksittäisiin projekteihin liittyviä kustannuksia. Yritykset käyttävät hankkeita seuratakseen yksittäisten toimintojen menestystä yrityksessään. Näitä hankkeita ohjaavat usein projektipäälliköt, jotka tarvitsevat tietoa taloudellisesta tuloksesta.
Yritykset käyttävät työtilauskustannuksia seuratakseen suoria materiaaleja, suoraa työtä ja valmistuksen yleiskustannuksia. Jokaisella projektissa käytetyllä nimikkeellä on oma tili pääkirjaan. Kirjanpitäjät kirjaavat kunkin hankkeen kustannukset aina, kun tuotetta käytetään. Näiden kustannusten kokonaismäärä vastaa hankkeen nykyisiä kustannuksia.
Jotkut yritykset voivat jakaa kulut luokkiin ymmärtääkseen, mikä alue johtuu kustannusten ylityksistä. Esimerkiksi kun hankkeet jäävät jälkeen, tarvitaan usein enemmän työvoimaa projektin saattamiseksi ajan tasalle. Tilintarkastajat osoittavat siksi hankkeelle enemmän suoria työvoimakustannuksia, mikä lisää hankkeen kokonaiskustannuksia.
Muutamat toimialat ovat merkittävämpiä projektinhallinnan kirjanpidon käytössä, mukaan lukien rakennus-, valmistus- ja infrastruktuuriyritykset. Esimerkiksi lentokoneiden valmistaja voi käyttää projektinhallinnan kirjanpitojärjestelmää, joka perustuu vakiohankkeiden tilauskuluihin. Jos yritys ottaa erikoistilauksia lentokoneisiin, yrityksen on luotava erillinen kirjanpitojärjestelmä kullekin erikoistilaukselle. Kaikki hankkeessa käytetyt kustannukset on kohdennettava vastaavasti. Hankkeen kustannusten hallitsematta jättäminen johtaa todennäköisesti pienempiin voittoihin, koska lentokonevalmistaja ei ehkä pysty nostamaan hintaa projektin alkuperäisestä tarjouksesta.
Projektinhallinnan kirjanpito on usein altis petoksille ja väärille tiedoille. Yritykset, joilla on käynnissä useita hankkeita kerralla, voivat jakaa kustannuksia hankkeesta toiseen. Tämä mahdollistaa yrityksen siirtää kustannusten ylityksiä eri hankkeiden välillä näyttääkseen voittoa tietystä projektista. Tämä edustaa petosta, koska jokaiseen hankkeeseen liittyy kustannuksia, jotka eivät vastaa tarkasti hankkeessa käytettyjä materiaaleja tai työtä. Johdon tarkastelu on usein tarpeen materiaali- tai työtilausten hyväksymiseksi, mikä voi auttaa varmistamaan, että projektipäälliköillä ei ole viimeistä sananvaltaa tuotteiden tilaamisesta käytettäväksi projektissa ja kustannusten piilottamisesta.