Projektinhallintaprosessi sisältää projektien suunnittelun, toteuttamisen ja valvonnan niiden alun, keskivaiheen ja lopun ajan. Projektinhallintaprosessi alkaa määrittelystä ja päättyy sulkemiseen. Toteutusvaiheessa alkuperäisen suunnitelman muutokset voivat olla tarpeen. Edistystä on aina seurattava koko hankkeen ajan. Projektinhallintaprosessi voidaan tiivistää viiteen päävaiheeseen:
1. Hankkeen tarkoituksen, tavoitteen ja halutun lopputuloksen määrittäminen ovat tärkeitä näkökohtia projektinhallintaprosessia aloitettaessa. Jos hanke on esimerkiksi suoramainontapaketti, joka lähetetään valtakunnallisesti, sen tarkoitus voi olla uusien liiketoimintajohtojen ja lahjoittajien hankkiminen. Sen tavoitteena voi olla sisällyttää kohdeyleisölle uusia tuotteiden myynninedistämistietoja. Haluttu tulos voi olla voittaa vastaavien pakettien aiemmat tulosprosentit.
2. Ottaen huomioon hankkeen budjetin ja resurssien rajoitukset on ratkaistava prosessin alkuvaiheessa, jotta vältetään ajan hukkaan suunnitteleminen ja toteuttaminen, jota ei voida viimeistellä. Esimerkiksi käyttämällä edellä kuvattua suoramainontaprojektia, copywriterille tulisi antaa ohjeet luovassa esityksessään. Muussa tapauksessa hän voi sisällyttää ideoita, joita ei voida toteuttaa budjetin rajoitusten puitteissa.
3. Tiimin kokoaminen ja projektitehtävien määrittäminen valmistumispäivillä on keskeinen osa prosessinhallintajärjestelmää. Vaikka yksi henkilö voi olla vastuussa ja vastuussa hankkeesta, yleensä useiden työntekijöiden työskentely sen eri osien parissa vaatii. Yrityksissä työprojekti voi sisältää monia eri osastoja. Projektipäälliköiden on usein työskenneltävä monien eri osastojen johtajien kanssa projektien loppuun saattamiseksi.
4. Projektipäällikön on tarkistettava tehtävien suorituspäivät ja seurattava niitä. Tässä osassa projektinhallintaprosessia johtajan on tehtävä tarvittavat muutokset alkuperäiseen suunnitelmaansa. Projektipäällikön on varmistettava, että kaikki valmistuu ajallaan. Projektin on ehdottomasti oltava hänen hallinnassaan. Hankkeen tulosten hallitseminen vaatii yleensä erinomaiset organisointi- ja viestintätaidot.
5. Projektinhallintaprosessin sulkeminen on viimeinen vaihe. Kaikki löysät päät on sidottava; paperityöt on jätettävä ja asianmukaiset maksut on suoritettava urakoitsijoille. Hankkeen onnistumista tai epäonnistumista on analysoitava. Muistiinpanot on tehtävä kaikista muutoksista, jotka auttaisivat vastaavia tulevia hankkeita sujuvammin.