Prosessin määritys on selkeiden ja yksityiskohtaisten ohjeiden antaminen, jotta kuka tahansa voi seurata useita vaiheita tehtävän suorittamiseksi, kuten objektin kokoaminen tai raportin oikea muotoilu. Nämä vaiheet voivat noudattaa jäykkiä sääntöjä, jotta ne olisivat mahdollisimman standardoituja, jotta lukija voi helposti ymmärtää ne. Muissa tapauksissa prosessin määrittely voi sisältää epätyypillistä kieltä tai keskustelunaiheita, ja se voi olla vähemmän yleisesti ymmärrettävää.
Prosessimäärityksessä lukija seuraa useita vaiheita, jotka on esitetty vuokaavion muodossa. Jokaisessa vaiheessa voi olla haarukoita, jotka heijastavat erilaisia lähestymistapoja prosessiin tai erilaisia lopputuotteita. Jos lukija seuraa vaiheita tarkasti, hän päättää lopputuotteella, jonka ei pitäisi olla erottamattomasti toisen, samoja ohjeita noudattavan henkilön tuottamasta. Prosessin spesifikaatio voi sallia yksilöllisesti tuotetut tuotteet tai se voi antaa ohjeita massatuotantoon valmistuslaitteilla.
Valmistajat käyttävät prosessispesifikaatioita varmistaakseen projektien standardoidun ja tarkan valmistumisen. Tämä asiakirja voidaan lähettää toiselle tehtaalle, joka pystyy tuottamaan täsmälleen saman lopputuotteen noudattamalla vaiheita. Vaiheet kuvaavat käytettävien materiaalien tyyppejä, niiden värejä ja kokoamismenetelmää sekä yksityiskohtaisia piirustuksia ja keskusteluja valmistustekniikoista. Asiakirjan selkeät ohjeet mahdollistavat tuotteiden jäljentämisen ilman niiden valmistukseen perehtyneen henkilön henkilökohtaisia ohjeita.
Valmistus ei ole ainoa tehtävä, joka voidaan standardoida prosessin spesifikaatiolla. Ohjelmistokehitys, asiakirjojen luominen ja muut tehtävät voidaan suorittaa vastaavilla ohjeilla. Kaikissa tapauksissa tavoitteena on luoda selkeät, ymmärrettävät ohjeet, jotka voidaan toteuttaa kaikille, joilla on peruskoulutus kyseisellä alueella. Esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmiin perehtynyt hallinnollinen avustaja voi luoda ohjeita raportin luomiseksi järjestelmänvalvojien käyttöön.
Prosessispesifikaation laatiminen edellyttää prosessin ja kyseisen alan kielen yksityiskohtaista ymmärtämistä. Joillekin prosesseille on saatavana vakiomuotoisen terminologian ja käytäntöjen oppaita. Nämä voivat olla hyödyllinen resurssi sekä tekijöille, jotka laativat eritelmiä, että henkilöstölle, joka saattaa joutua lukemaan ja noudattamaan niitä. Jos kysyttävää prosessin spesifikaatiosta ilmenee, opas voi usein antaa vastauksen määrittelemällä käytettävän kielen ja antamalla lukijan ymmärtää tarkalleen, mitä tietylla lausunnolla tarkoitetaan.