Prosessinhallinta on sarja tekniikoita, taitoja, työkaluja ja menetelmiä, joita käytetään liiketoimintaprosessin ohjaamiseen ja hallintaan suuressa järjestelmässä tai organisaatiossa. Termiä käytetään yleisimmin liiketoiminnan analysoinnissa, tuottavuustutkimuksissa ja järjestelmäsuunnittelussa. Prosessinhallinnan tarkoituksena on tunnistaa ja dokumentoida selkeästi kaikki prosessin tai työnkulun loppuun saattamiseksi tarvittavat vaiheet ja toimet.
Tämäntyyppinen työ vaatii suurta huomiota yksityiskohtiin, erinomaisia kirjallisia viestintätaitoja, analysointitaitoja ja kykyä objektiivisesti täyttää projektin vaatimukset. Prosessien hallinta käsittää nykyisen prosessin dokumentoinnin, ajan ja ponnistelujen arvioinnin sekä tehokkuuden, pullonkaulojen ja prosessin kokonaiskustannusten analysoinnin. Harjoitukset uudelleensuunnittelussa tai liiketoimintaprosessien hallinnassa alkavat usein prosessianalyysistä.
Nämä kolme kohtaa pysyvät samoina toimialasta tai toimialasta riippumatta. On syytä huomata, että muodollisen prosessinhallintaprosessin tiukka noudattaminen on tunnustettu kustannustenhallintamenetelmä. Tarkastamalla liiketoimintaprosessin kaikki vaiheet perusteellisesti ja harkiten voit säästää merkittäviä rahaa ja resursseja koko organisaatiossa. Monissa tapauksissa jokainen yksikkö jättää nämä tehottomuudet huomiotta, koska ne ovat pieniä ja merkityksettömiä. Ne voivat kuitenkin vähentää koko organisaatiota merkittävästi ja vähentää tehokkuutta.
Vakioprosessinhallintaprosessissa ensimmäinen vaihe on nykyisen prosessin tarkastelu. Tähän kuuluu yleensä käyttöoppaan lukeminen, puhuminen henkilökunnan kanssa ja toiminnan tarkkailu. Ei ole harvinaista, että varsinainen prosessi poikkeaa kirjallisista vaiheista. Tämä johtuu usein vanhentuneista käsikirjoista tai siitä, että käsikirja ei kykene todella ottamaan kaikkia vaiheita ja niiden seurauksia huomioon.
Henkilöstön tarkkailu on yksi tapa määrittää prosessin jokaiselle vaiheelle kuluva aika. Toinen tapa on mitata yksinkertaisesti koko prosessin suorittamiseen tarvittava aika ja määrittää kunkin vaiheen keskimääräinen aika. Tehokkain tapa on viettää lyhyt aika kussakin roolissa.
Tehtävässä työskentely, erityisesti tuotanto- tai valmistusympäristössä, korostaa nopeasti nykyisen prosessin ongelmia, vahvuuksia ja heikkouksia. Se tarjoaa myös mahdollisuuden henkilöstölle nähdä sitoutumisen todella ymmärtää prosessia ja voi synnyttää lisää keskusteluja. Keskustele henkilöstön ja esimiesten kanssa ymmärtääksesi heidän ideansa ja nähdäksesi, missä parannuksia voidaan tehdä.