Prosessinhallintajärjestelmä on menetelmä, jota yleensä käytetään liiketoimintaprosessin suunnitteluun, seurantaan ja hallintaan. Termiä prosessinhallinta käytetään selittämään kaikki vaiheet, joita on noudatettu asiakkaiden vaatimusten ymmärtämiseksi paremmin, ja määritetään kustannustehokkain tapa vastata näihin tarpeisiin. On tärkeää huomata, että prosessinhallintajärjestelmä voi olla joko sarja vaiheita ja tehtäviä tai tietokoneohjelmistojärjestelmä. Järjestelmätyypistä riippumatta on useita erityistehtäviä ja vaiheita, jotka yleensä on suoritettava.
Jokaisessa prosessinhallintajärjestelmässä on tyypillisesti kuusi tehtävää, jotka kaikki on suoritettava järjestyksessä. Ensimmäinen tehtävä on määritellä prosessi, ymmärtää asiakkaan tarpeet sekä riskit ja haasteet organisaatiolle näiden tarpeiden täyttämisessä. Selkeästi määritelty prosessi on yleensä välttämätön, koska liiketoiminta -analyytikkojen ryhmä palaa tähän kohtaan jatkuvasti projektin aikana.
Ideaaliprosessin visualisointi on seuraava tehtävä. Tämä prosessi edellyttää prosessin, toimialan standardien, hallituksen määräysten ja muiden liiketoimintaprosessia säätelevien sääntöjen selkeää ymmärtämistä. Kolmansien osapuolten vaatimusten ymmärtämisen lisäksi on otettava huomioon myös organisaation nykyinen rakenne ja kaikki jo olemassa olevat järjestelmät.
Mittarit ovat paras tapa kehittää nykyisen liiketoimintaprosessin perusviiva ja määrittää, kuinka prosessinhallintajärjestelmän soveltaminen auttaa liiketoimintaa. Erityisesti tiedot liikevaihdosta, käsittelyajasta, asiakkaiden vasteajasta ja mahdollisista viivästyksistä tai pullonkauloista on dokumentoitava. Näihin arvoihin viitataan prosessinhallintajärjestelmän käyttöönoton yhteydessä, ja niitä tulee käyttää muutosten jälkeen prosessin onnistumisen arvioimiseksi.
Sisäistä valvontaa tarvitaan kaikissa prosesseissa, ja nykyiset ohjaimet on tyypillisesti dokumentoitava. Prosessienhallintajärjestelmää käytettäessä on olennaista sisällyttää sisäisen valvonnan kehittäminen ja käyttöönotto järjestelmään. Näitä ohjaimia tarvitaan pääsyn hallintaan, tarkastusreittien tarjoamiseen ja organisaation tukemiseen.
Prosessinhallintajärjestelmän käyttöönoton aikana kehitetään kahdenlaisia raportteja. Toimintaraportit toimitetaan jokaisessa vaiheessa ja jaetaan sidosryhmille ja liiketoimintaprosessien omistajille. Näiden raporttien tarkoituksena on pitää kaikki ajan tasalla hankkeen tilasta ja dokumentoida kaikki prosessissa saadut tiedot. Toinen raporttityyppi perustuu tapahtumiin, tunnistettuihin ongelmiin, liikevaihtoasteisiin ja muihin tuloksiin tyypillisesti käytettäviin arvoihin.