Puheentunnistusohjelmisto, joka on suunniteltu käytettäväksi mikrofonin kanssa, tulkitsee puhutut sanat luodakseen tekstityylisiä asiakirjoja; sitä voidaan käyttää myös tietokoneen komentojen suorittamiseen. Yksinkertaisesti sanottuna se korvaa näppäimistön syöttämisen äänellä. Tämä ohjelmisto voi olla arvokas työkalu lukemattomissa sovelluksissa, ja se on erityisen kätevä korkeakouluopiskelijoille, johtajille, kääntäjille, transkriptaattoreille ja erityistarpeita omaaville.
Tämäntyyppiset ohjelmistot vaativat monimutkaisia koodausalgoritmeja, koska erilaiset puhekuviot ja erityispiirteet tekevät jokaisen henkilön puhetyylistä ainutlaatuisen. Ulkomaiset ja alueelliset aksentit, mukaan lukien eri murteet, vaikuttavat myös tapaan puhua. Lisäksi laiska lausuminen voi täysin muuttaa tapaa, jolla sanat kuulostavat. Tämä on todellinen haaste puheentunnistusohjelmistolle, joka perustuu puhutun sanan erilaisten mahdollisten äänien sovittamiseen kirjalliseen vastineeseen.
Tästä syystä jokaisen käyttäjän on koulutettava puheentunnistusohjelmisto tunnistamaan oma erityinen puhetyylinsä. Joidenkin ohjelmistojen mukana tulee koulutusohjelma, joka sisältää erityisesti valitun tekstin, joka käyttäjän on luettava ohjelmaan. Ohjeet saattavat määrätä, että käyttäjä puhuu normaalilla äänellään. Ohjelma kääntää puhutut sanat ja käyttäjä korjaa virheet. Ohjelma oppii virheistään ja muokkaa käännöstä sen mukaan.
Mitä kauemmin joku käyttää tiettyä puheentunnistusohjelmaa, sitä vähemmän virheitä se tekee. Koska se on kuitenkin suunnattu käyttäjälle, se ei kuitenkaan toimi hyvin toissijaiselle henkilölle. Jokaisen sitä tarvitsevan on läpäistävä koulutusjakso, ja joissakin ohjelmissa on useampi kuin yksi käyttäjä kirjautumisnäytöllä, jolla on mahdollisuus säilyttää useampi kuin yksi profiili.
Yhden käyttäjän puheentunnistusohjelmisto on usein rakennettu kannettaviin digitaalisiin äänitallentimiin. Voidaan tehdä suullisia muistiinpanoja matkalla toimistoon tai kokoukseen ja viedä muistiinpanot tekstitiedostona, kun se on kätevää. Ohjelmistoa voidaan käyttää myös digitaalisen äänitallentimen kanssa kokouksissa pöytäkirjojen ottamiseen tai koko kokouksen tallentamiseen paperikopioon, joka voidaan julkaista esimerkiksi yrityksen intranetissä. Opiskelijat voivat käyttää sitä luentojen tallentamiseen, kääntämiseen ja arkistointiin myöhempää käyttöä varten.
Puheentunnistusohjelmisto on saatavana myös pöytäkoneille ja kannettaville tietokoneille. Sen käyttö työpaikalla voi vähentää toistuvia stressivahinkoja ja niihin liittyviä työntekijöiden seisokkeja. Se on korvaamaton työkalu ammattikääntäjille ja lääketieteellisille transkriptareille keskivertokuluttajan lisäksi. Kotitalouskäyttöön kuuluu kotitehtävien sanelu, henkilökohtaiset lehdet, ruoka-, loma- tai tehtävälistojen luominen tai tee-se-itse -projektien vaiheet.
Tätä ohjelmistoa voidaan käyttää myös komentojen suorittamiseen, jotka muutoin syötettäisiin näppäimistön kautta. Tästä voi olla apua erityisesti vammaisille, jotka vaikeuttavat näppäimistön käyttöä.
Puheentunnistusohjelmiston mahdolliset sovellukset ovat laajat ja monipuoliset. Nämä ohjelmat ovat laadultaan ja suunnittelultaan erilaisia, kuten mikä tahansa muu ohjelmisto, joten kuluttajien on viisasta tutkia niitä ennen kuin he päättävät, mitkä ohjelmat sopivat parhaiten yksilön tai yrityksen tarpeisiin.