Jotkut pahoittelevat puhelimen peruskäytännön puuttumista sekä henkilökohtaisissa että ammatillisissa puheluissa. Puhelinetiketti tarjoaa ihmisille tavan toimia kohteliaasti yhdessä yhteiskunnassa ja poistaa turhautumisen ja viestintähäiriöt. Puhelinetiketti toimii kuitenkin parhaiten, kun kaikki tietävät säännöt.
Aloita lasten varhainen opettaminen puhelimella. Älä anna lapsen noutaa puhelinta, ellei hänellä ole käytännön tietoa mitä sanoa. Kukaan ei halua turhauttavaa keskustelua tuskin vuoden ikäisen kanssa. Sen sijaan kouluta noin XNUMX-XNUMX -vuotiaita lapsia puhekyvystään riippuen oppimaan vastaamaan puhelimeen kohteliaasti.
Puhelimeen vastaaminen alkaa yksinkertaisella “hei” -merkillä. Lapsille puhelimen perusetikettiin kuuluu kohteliaasti kysyä kuka soittaja on. Linjan toisessa päässä olevan henkilön pitäisi tunnistaa itsensä, mutta usein näin ei ole. Kehota lasta kuuntelemaan johdanto ennen kuin pyytää sitä.
Esimerkki puhelun etiketin hyväksymästä puhelusta on seuraava:
“Hei?”
“Hei, voinko puhua äidillesi?”
“Saanko kysyä kuka soittaa?”
“Tässä on Bob Shipley Auto Storesta.”
“Voisitko kestää hetken?
Tässä vaiheessa lapsen pitäisi pystyä kertomaan soittavalle vanhemmalle eikä huutamaan niin kovaa kuin mahdollista: “Hei äiti, Bob Shipley on puhelimessa!” Jos jostain syystä vanhempi on varattu, vaihtaa vaippaa tai kylpyhuoneessa, lapsen tulee palata soittajan luo ja ilmoittaa, että etsitty henkilö ei ole tavoitettavissa. Tässä vaiheessa lapsen tulee ottaa numero tai viesti. Lapsen ei pitäisi paljastaa etsityn henkilön toimia, kuten ”Hän on kylpyhuoneessa”. Hänen pitäisi vain todeta, ettei vanhempi voi tulla puhelimeen ja soittaa takaisin pian.
Tämän peruskäytännön opettaminen pienille lapsille voi johtaa elinikäisiin tapaan soittaa. Seuraava puhelinkäytäntö on soittaa ajoissa takaisin. Jos lapsi on vakuuttanut vanhempansa soittavan takaisin nopeasti, vanhemman tulisi tehdä juuri tämä, ellei hätätilannetta ilmene.
Soittajalle tunnistaminen on avain. “Kutsutun” tervehdyksen jälkeen tulee olla “Hei tämä on niin ja näin. Saanko puhua rouva Jonesille? ” Sinun pitäisi esittää tarpeeksi tietoa yrityksestäsi etukäteen, jos mahdollista. Lääkäritoimistot ja luottokorttiyhtiöt ovat poikkeus luottamuksellisuuslakien vuoksi. Tässä tapauksessa soittajat voivat ilmoittaa vain nimensä ja numeronsa.
Puhelinetiketti edellyttää, että sekä soittaja että vastaanottaja ovat valmiita kirjoittamaan tietoja muistiin tarvittaessa. Ennen kuin soitat puhelun tai vastaat siihen, varmista, että sinulla on toimiva kirjoituslaite, kaikki tarvittavat tiedot ja jotain, johon kirjoittaa.
Toisen linjan henkilön vuoksi pidä puhelut lyhyinä mutta ystävällisinä. Kun liiketoiminta on hoidettu, lopeta yksinkertaisella kiitoksella joko yrityksen käyttämisestä tai tarvittavien tietojen antamisesta. Kiitokset olisi vastattava hyvän puhelinetiketin edistämiseksi. Muista myös eri aikavyöhykkeet. Tavoitteena on soittaa päivän aikana. Vältä puheluita ennen klo 9 ja klo 9 jälkeen.
Peruspuhelun etiketti vaatii myös kohteliaisuutta asianajajia kohtaan. Ei tarvitse kuunnella koko myyntipuhetta. Voidaan tiedustella asianajajan nimeä ja liiketoimintaa, joka yleensä tekee käsikirjoituksen, ja ilmaista sitten kiinnostuksensa yritystä tai tuotteita kohtaan. Voidaan myös todeta, ettei hän harjoita liiketoimintaa puhelimitse. Voidaan myös pyytää, että nimesi lisätään soittoluetteloon tulevaisuudessa.
Puheluiden seulonta soittajan tunnuksella on hyväksyttävää, kun ei ole aikaa eikä halua puhua soittajan kanssa. Peruspuhelinetiketti ei myöskään edellytä sitä palauttamaan ei -toivottujen asianajajien puheluita. Jos joku kuitenkin soittaa perheen, ystävien tai liikekumppaneiden puheluita, hänen on pyrittävä palauttamaan puhelut ajoissa.