Puhelinkonferenssi on kokous tai konferenssi, joka pidetään puhelimitse tai verkkoyhteyden kautta etäkaupunkien tai työpaikkojen osallistujien välillä. On olemassa monenlaisia puhelinneuvottelutyyppejä, yksinkertaisimmassa muodossa kaiutinpuhelimen käyttö kussakin paikassa äänikonferenssin järjestämiseksi. Kehittyneempiin puhelinkokouksiin kuuluu äänen, videon ja datan vaihto. Termi puhelinkonferenssi voi tarkoittaa myös suoraa tapahtumaa, joka lähetetään satelliitin kautta eri paikkoihin samanaikaisesti.
Vaikka puhelinkonferenssi on laaja termi, joka sisältää erilaisia vaihtoehtoja, kaikkien puhelinneuvottelujen perusasiat sisältävät tietoliikennelaitteiden käytön, useissa paikoissa sijaitsevat käyttäjät ja osallistujien välisen yhteistyöviestinnän. Perusäänikonferenssi on pohjimmiltaan neuvottelupuhelu. Äänigrafiikka, toinen puhelinkonferenssin muoto, mahdollistaa osallistujien jakaa grafiikkaa, asiakirjoja ja videota äänen lisäksi; ja siihen kuuluu lisälaitteita, kuten elektroniset tabletit, skannerit ja äänidatapäätteet.
Sähköposti on yleinen esimerkki tietokoneen puhelinneuvottelusta. Käyttämällä lisälaitteita, pääasiassa TV-kameraa, videoneuvottelu muistuttaa eniten kasvokkain tapaamista ja sisältää mahdollisuuden katsoa osallistujia kaikissa paikoissa. Monilla yrityksillä on videoneuvotteluhuone, jossa on pysyvästi tarvittavat laitteet.
Telekonferenssin monet edut kouluille ja yrityksille sisältävät säästöjä matka -ajassa ja kustannuksissa kaikkien osallistujien saamiseksi yhteen paikkaan. Kiireellisissä asioissa puhelinneuvottelu voi olla paljon nopeampi kuin kokouksen järjestäminen. Toinen etu on se, että saavutettavuuden vuoksi puhelinkonferenssi sallii suurten osallistujaryhmien tuntea olevansa mukana kokouksissa ja päätöksenteossa. Tarvittaessa koulu tai yritys voi salata signaalit varmistaakseen viestinnän turvallisuuden puhelinneuvottelun aikana.
Kun valitset laitteita puhelinneuvotteluun, ota huomioon useita tekijöitä. Jos käytät verkkokameraa, testaa se etukäteen varmistaaksesi, että kamera on hyväksyttävällä etäisyydellä. Langallinen puhelinlinja on paras selkeyden vuoksi. Jos käytät langatonta puhelinta, valmistaudu vaihtamaan taajuuksia, jos puhelinneuvottelun aikana ilmenee häiriöitä.
Matkapuhelimia ja kaiutinpuhelimia tulee käyttää viimeisenä keinona. Matkapuhelimet kohtaavat usein häiriöitä ja kaiutinpuhelimet poimivat taustamelua ja tuottavat usein kaikuja. Mikrofonit auttavat vähentämään taustamelua.
Puhelinkonferenssi vaatii tiettyjä etikettisääntöjä. Jokaisen osallistujan tulee ilmoittaa, milloin hän allekirjoittaa telekonferenssin ja lopettaa sen. Osallistujien tulisi puhua selkeästi ja hitaasti, välttää yksitoikkoista puhetta ja kuvata keskustelulle tärkeää kehonkieltä. Puhelinlaitteiden herkkyyden vuoksi osallistujien tulisi välttää vieraita ääniä, kuten peukaloa paperityössä tai napauttamalla sormia tai kynää.
Sitoutumisen kannalta on hyödyllistä käyttää osallistujien nimiä kokouksen aikana. Vaihda usein kaiutinta, jotta huomio ei häviä. Pyydä säännöllisesti palautetta tai vastausta.