Puhelinkonferenssiohjelmisto on tietokoneohjelma, jonka avulla useat ihmiset eri paikoissa voivat kuulla ja puhua toisilleen tietoliikennejärjestelmän avulla. Tämän tyyppisiä ohjelmistoja käytetään tyypillisesti kansainvälisessä liiketoiminnassa, mutta niitä voi löytää myös organisaatioista, joilla on sivuliikkeitä eri puolilla maata. Puhelinkonferenssiohjelmistoja on kolmenlaisia: ääni, video ja multimedia.
Puhelinkonferenssiohjelmistojen ensisijainen tarkoitus on poistaa fyysisen etäisyyden luomat viestintäesteet. Useat ihmiset eri paikoissa voivat osallistua samaan puheluun. Ohjelmisto on erittäin kustannustehokas suurille organisaatioille ja säästää arvokasta aikaa ja parantaa viestintää.
Vain äänipuhelinneuvottelu on yleisin. Jos käytät sisäistä ohjelmistoa, kaikki puhelun osallistujat käyttävät ohjelmistoa valitsemalla sisäinen numero. Ohjelma hallitsee kaikkia käyttäjiä ja varmistaa yhteyden oikeaan neuvotteluun puhelutunnisteen avulla. Kun käytät palveluntarjoajaa, puhelun osallistujat valitsevat tyypillisesti 1-800-numeron ja antavat neuvottelutunnuksen liittyäkseen puheluun. Ensisijainen ero on kustannuksissa.
Videoneuvottelussa on kaikki samat ominaisuudet kuin vain äänipuheluissa, mutta se lisää visuaalisen komponentin. Tätä menetelmää käytetään tilanteissa, joissa on edullista nähdä muita osallistujia. Jokaisella on oltava verkkokamera tai vastaava laite toimimaan videolähteenä. Osallistujat voivat tyypillisesti muokata näyttöä nähdäkseen kaikki samanaikaisesti tai vain puhuvan henkilön.
Multimedia -puhelinkonferenssiohjelmisto lisää tietokoneohjelmiston toiminnallisuutta kokemukseen. Puhelun osallistujat voivat käyttää tiettyä IP -osoitetta (Internet Protocol) ja sallia muiden osallistujien nähdä tarkalleen, mitä tietokoneen näytöllä näkyy reaaliajassa. Tämä on erinomainen työkalu ohjelmisto -ominaisuuksien näyttämiseen, tietojen jakamiseen tai tietyn toiminnon esittelyyn.
Puhelinkonferenssiohjelmistoja voidaan hallita kahdella tavalla: sisäisesti tai palveluntarjoajan kautta. Hyvin suurille yrityksille, joilla on sivukonttoreita, saattaa olla kustannustehokkaampaa ottaa käyttöön ja tukea puhelinkonferenssiohjelmistoa sisäisesti. Monet näistä yrityksistä ovat jo investoineet tietoliikenneohjelmistopakettiin kaikkien puhelin- ja faksilinjojensa hallintaan. Monissa tapauksissa puhelinkonferenssi on saman ohjelmiston lisämoduuli.
Ulkoinen palveluntarjoaja tarjoaa pääsyn puhelinkonferenssiohjelmistoon joko vuotuisen sopimuksen tai käyttömaksun kautta. Tarjolla olevien ominaisuuksien luettelo sisältää tyypillisesti kaiken tavallisesta puhelinsoitosta Internet-pohjaiseen puhelinkokoukseen suurelle määrälle ihmisiä. Palvelun hinta on yleensä sidottu samanaikaisten osallistujien määrään, ja tämä edustaa resurssien käyttöä.