Puhelinpuu on ihmisten verkosto, joka on järjestetty siten, että he voivat nopeasti ja helposti levittää tietoja keskenään. Nämä puut ovat erityisen yleisiä vanhempien keskuudessa, jotka haluavat usein pystyä kommunikoimaan nopeasti peruutetuista tapahtumista ja muista asioista, ja niitä käyttävät myös aktivistit ja monet muut ryhmät. Kiinteän puhelinpuun luominen vie aikaa, mutta monien mielestä se on vaivan arvoista, koska luetteloa voidaan käyttää uudestaan ja uudestaan.
Yksi helppo tapa visualisoida puhelinpuu on puhelimen pyramidi. Yksi pyramidin huipulla oleva henkilö soittaa kahdelle henkilölle, jotka kukin soittavat vielä kahdelle henkilölle ja niin edelleen, kunnes jokainen luettelossa oleva henkilö on kutsuttu. Näin ihmiset voivat jakaa tietoa nopeasti ilman, että työn taakka kohdistuu yhdelle henkilölle. Tämän tyyppisen organisaation perustamisella on useita etuja, joista vähiten kyky jakaa tietoa nopeasti kriisissä.
Yleensä puhelinpuun järjestää yksi henkilö hämmennyksen poistamiseksi. Puun järjestäjä kerää tietoja kaikista henkilöistä, jotka pitäisi sisällyttää luetteloon. Esimerkiksi pienessä maaseudun koulussa voi olla puu, jota voitaisiin käyttää ilmoittamaan ihmisille peruutetuista koulupäivistä ja muista kouluun liittyvistä tapahtumista.
Ihannetapauksessa järjestäjä kerää vähintään kaksi yhteystietoa jokaiselle henkilölle, mukaan lukien yhteyshenkilön numero, jossa on puhelinvastaaja tai vastaaja. Kun henkilöluettelo on koottu, se voidaan jakaa ja luoda järjestetty puhelinpuu, joka kopioidaan ja annetaan kaikille ryhmän jäsenille. Koska puun huipulla olevat ihmiset ovat ratkaisevia, on hyvä valita ryhmän luotettavimmat jäsenet näihin tehtäviin varmistaen, että tiedot välitetään.
Päätöstä puhelinpuun aktivoinnista ei pidä tehdä kevyesti. On hyvä idea keskustella tilanteista, joissa puu aktivoidaan luettelossa olevien ihmisten kanssa varmistaakseen, että he tietävät mihin ovat ryhtymässä hyväksymällä osallistumisen. Pääsääntöisesti puhelinpuita käytetään nopeaa toimintaa vaativiin tietoihin. Esimerkiksi aktivistit voivat käyttää yhtä varoittaakseen toisiaan tärkeästä tapahtumasta tai pieni kaupunki voi käyttää sitä ilmoittamaan ihmisille evakuoimaan kotinsa luonnonkatastrofin jälkeen. Jos tiedot, joita joku haluaa levittää, eivät ole aikaherkkiä, ne voidaan välittää paremmin muistiinpanojen, satunnaisten puheluiden tai sähköpostin välityksellä.