Puheposti on eräänlainen sähköpostiohjelma, johon voi tallentaa viestin puhumalla tietokoneen, älypuhelimen tai taskutietokoneen mikrofoniin ja lähettää sen kenelle tahansa perinteisen sähköpostiohjelman kautta. Vastaanottajan tarvitsee vain avata viesti ja kytkeä kaiuttimet päälle kuullakseen ääniviestin. Tämä on kätevää ihmisille, jotka joko eivät pysty kirjoittamaan vamman vuoksi tai joiden on yksinkertaisesti lähetettävä paljon sähköpostiviestejä ja jotka haluavat säästää aikaa.
Puheposti poistaa myös osan sähköpostiviestiin liittyvistä epäselvyyksistä. Viestin sävyä on vaikea kääntää näytöltä, ja usein ihmiset ovat loukkaantuneita tai järkyttyneitä sähköpostiviestiin kirjoitetusta asiasta, jonka ei ollut tarkoitus olla loukkaavaa. Sähköpostit, joissa voi todella kuulla lähettäjän puhuvan viestin, ymmärretään todennäköisemmin aiotulla tavalla.
Puhepostiohjelmistot ovat suhteellisen yksinkertaisia. Ne asennetaan tietokoneeseen ja linkitetään sitten perinteiseen sähköpostiosoitteeseen. Kun käyttäjä on valmis kirjoittamaan sähköpostiviestin, hän yksinkertaisesti painaa “tallennus” -painiketta tietokoneen näytöllä ja alkaa puhua mikrofoniin. Käyttäjä voi keskeyttää tai käynnistää tallennuksen uudelleen tarpeen mukaan, ja joidenkin ohjelmien avulla käyttäjä voi yhdistää erilaiset kappaleet.
Kun käyttäjä on lopettanut tallennuksen, ohjelmisto pakkaa äänitiedoston pieneksi tiedostoksi, yleensä .MP3-, .WAV- tai .GSM -tiedostoksi. Äänitiedosto tallennetaan ja liitetään sähköpostiviestiin, johon halutessaan voidaan kirjoittaa lisäkommentteja. Näitä tiedostotyyppejä voivat toistaa lähes kaikki tietokoneet sekä matkapuhelimet ja muut äänilaitteet. Näiden ohjelmistojen käyttäminen vaatii hyvin vähän teknistä tietämystä.
Ääniviesti lähetetään sitten vastaanottajalle tai vastaanottajien ryhmälle. Kun hän vastaanottaa sen, hänen tarvitsee vain napsauttaa “toista” ja kytkeä kaiuttimet päälle kuunnellakseen sähköpostiviestin. Hän voi sitten kirjoittaa perinteisen sähköpostiviestin takaisin vastauksena tai, jos hän on asentanut ohjelmiston, tallentaa toisen ääniviestin vastatakseen. Tiedostot voidaan sitten tallentaa ja toistaa tarpeen mukaan. Lisäksi jotkin ohjelmistot voivat käyttää puheesta tekstiksi -ominaisuuksia muuntaakseen puhutun äänitiedoston tekstitiedostoksi. Kaikille, jotka haluavat säästää aikaa sähköpostien kirjoittamisessa ja lähettämisessä, puhepostisovellus voi olla loistava valinta, vaikka sen haittana on vaikeampi muokata, jos joku tekee virheen.