Rahtikirja on erityinen sopimus lähettäjän ja huolintayhtiön välillä. Se sisältää erityisiä säännöksiä huolitsijan tehtävistä ja vastuista. Asiakirja kattaa myös lähettäjän velvollisuudet. Tämä on oikeudellisesti sitova sopimus, joka sisältää vastikkeen palvelumaksuna.
Konossementti on lomake, joka sisältää joitain perustietoja. Siinä ilmoitetaan osoite, josta lähetys noudetaan ja sen lopullinen määräpaikka. Rahtikirja sisältää myös lähetyksessä olevien pakettien määrän, lähettäjän tunnistenumeron ja tavaran kuvauksen.
Rahtikirjassa oleva lähetyksen kuvaus sisältää mahdolliset erityiset merkinnät säiliöön tai liukukiskoon. Lähetyksen paino näkyy myös asiakirjassa. Tämä luku voi olla arvio, koska sitä voidaan korjata.
Muut tiedot, jotka näkyvät täytetyssä konossementissa, sisältävät päivämäärän, jolloin huolitsija otti tavarat haltuunsa. Kuljetustapa on myös asiakirjassa. Jos lähetys kulkee vesiteitse, tavarat on kuljetettava satamaan kuorma -autolla tai rautateitse. Tässä tilanteessa konossementissa luetellaan tavaran noutamisesta ja laiturille toimittamisesta vastaavan rahdinkuljettajan nimi.
Toinen rahtikirjaan sisältyvä tieto on vastaanottajan nimi ja osoite. Tämä on henkilö tai yritys, joka on lähetyksen lopullinen vastaanottaja. Huolintaliike vastaa siitä, että tavarat toimitetaan vastaanottajalle rahtikirjaan merkittyyn osoitteeseen.
Lähetyksen vientiä käytettäessä käytetään konossementtia. Tässä asiakirjassa luetellaan yksityiskohdat, mukaan lukien kustannukset, tavaroiden kuljettamisesta kotimaassa ja määränpäähän toisessa maassa. Valtameren konossementtia käytetään erityisesti tapauksissa, joissa lähetyksen kohde on ulkomailla. Tavaroita vievä henkilö tai yritys ja niiden kuljetuksesta vastaava kansainvälinen varustamo tekevät tämän sopimuksen.
Rahtikirjaa voidaan käyttää myös postiennakkolähetyksiin. Huolintayhtiö perii maksun vastaanottajalta, jos ohjeet sisältyvät tähän asiakirjaan. Ruutu valitaan ja kerättävä summa ilmoitetaan konossementissa.