Logistiikka edustaa toimintoja, joita yritys suorittaa siirtääkseen tavaroita eri jakelupisteiden kautta. Rahtitarkastuksen avulla yritys voi tarkastella, säätää ja tarkistaa rahtilaskujen oikeellisuuden. Tämä prosessi alkaa keräämällä rahtilaskuja myyjiltä; yrityksen työntekijät syöttävät laskut tietokonepohjaiseen kirjanpitojärjestelmään. Kirjanpitäjät tarkistavat jokaisen laskun sellaisten kohteiden osalta, kuten kilometrimäärä, käyttömaksut ja tariffit. Rahtitarkastuksen tarkoituksena on varmistaa jokaisen laskun pätevyys ja paikkansapitävyys.
Toimitus ja rahti voivat olla suuria kuluja tietyille yrityksille. Rahti vaikuttaa eniten vähittäiskaupan tai ruokapalvelualan toimijoihin. Öljyn ja kaasun hintojen nousu voi myös tehdä rahtitarkastuksesta tärkeämmän. Yritykset siirtävät usein toimitus- ja rahtimaksut asiakkaille. Jos näiden maksujen tarkkoja tietoja ei pidetä, seurauksena voi olla korkeampia kustannuksia ilman kuittaavia hinnankorotuksia voittojen tason varmistamiseksi.
Rahtitarkastus voi olla määräaikainen tarkasteluprosessi. Kirjanpitäjät voivat tarkistaa muutaman laskun kuukausittain varmistaakseen, ettei ylimääräisiä kuluja ole. Suuret yritykset palkkaavat usein rahti- tai logistiikka -analyytikkoa. Tämä työntekijä on välittäjä rahtiyhtiöiden ja yrityksen välillä. Hänen tehtävänsä on syöttää kaikki johdon hyväksymät laskut järjestelmään vastaanotettuaan; kyseenalaiset laskut on korjattava ennen niiden syöttämistä järjestelmään.
Rahtitarkastuksia varten on saatavilla kolme eri menetelmää. Manuaalinen täsmäytys edellyttää, että kirjanpitäjät tarkistavat jokaisen laskun käsin tunnistettujen kohteiden varalta. Ohjelmisto voi olla ohjelmoitava raportoimaan poikkeuksista, kun rahtikustannukset ovat tietyn tason yläpuolella. Ulkoistaminen on kolmas vaihtoehto. Yritykset voivat palkata ulkopuolisen yrityksen toimimaan rahti- ja toimituslaskujen avulla löytääkseen ristiriitoja.
Toinen rahtitarkastuksen tarkoitus on varmistaa, että yritys saa kaikki myyjien antamat alennukset. Useimmat rahtitoimittajat tarjoavat prosentuaalisia alennuksia tietyille toimitusmäärille. Rahtitarkastus varmistaa, että laskut eivät mene ilman asianmukaista alennusta. Rahtilaskuihin sovellettavat erityismaksut voidaan myös tarkistaa. Kirjanpitäjien on selvitettävä, miksi ne sisältyvät rahtilaskuun ja miten ne koodataan pääkirjaan.
Tietokonepohjaiset kirjanpito- tai hallintajärjestelmät ovat tyypillisesti pakollisia tavaraliikenteen tarkastusprosessissa. Tämä mahdollistaa laskujen ja laskujen vastaanottamisen lähes välittömästi tarkistettavaksi. Kirjanpitäjät voivat saada laskut ajoissa varmistaakseen, että yritys ei maksa liikaa rahaa ennen rahtilaskujen tarkistamista.