Kirjanpitäjä on toimistotyöntekijä, joka työskentelee, järjestää ja tallentaa tietoja, kuten raportteja, tiedostoja, kokouspöytäkirjoja, pääkirjoja ja muuta kirjeenvaihtoa. Hän on vastuussa kirjanpidon pitämisestä järjestyksessä ja helposti saatavilla muille työntekijöille tai ulkopuolisille, kuten asianajajille, jotka saattavat tarvita tietoja. Kirjanpitäjän on pidettävä verotuksellisesti ajan tasalla yrityksen talouskirjat, tiedostot ja kuitit.
Verotietoja on pidettävä ja päivitettävä jatkuvasti perusteellisesti, mukaan lukien kuluja koskevat erittelyt. Taloudelliset tiedot, kuten kuitit, tarvitaan todistamaan yrityksen veroilmoitukset. Liiketoiminnan taloudellisen tietueen hallinta on jaettu pääsaamisiin ja saamisiin. Myyntisaamiset ovat asiakkaiden suorittamia maksuja, kun taas maksettavat liiketoimet ovat laitteita ja muita yrityksen ostamia tavaroita.
Kirjanpitäjän on pidettävä luetteloa asiakkaista, jotka ovat myöhässä maksuissaan, koska tämä aiheuttaa alijäämän tai vähennyksen siinä, mitä yrityksen olisi pitänyt saada laskutuksen mukaisista maksuista. Laskut lähetetään silloin, kun asiakas vastaanottaa tavaran tai palvelun, ja ne numeroidaan peräkkäisessä järjestyksessä. Käteisasiakkaat maksavat laskut välittömästi, kun taas luottotilillä olevat maksavat tilinsä yhteensä kuukausittain tai muussa sovitussa aikataulussa. Kirjanpitäjien on varmistettava, että kaikki laskut on kirjattu; kaikki peruutetut asiakastilaukset merkitään “mitätöidyiksi”, kun taas lausuntoja annetaan luottoasiakkaille. Lausunnot ovat asiakirjoja, jotka lähetetään säännöllisesti luottoasiakkaille ja jotka sisältävät summat, jotka he ovat maksaneet tai eivät ole maksaneet laskujaan luottotilillään.
Kirjanpitäjät luokittelevat käteisen, myynnin, palkanlaskennan ja yritysostot helposti löydettäviin tietoihin, jotka sopivat kokonaisjärjestelmään, kuten tietokonepohjaiseen kirjanpito-ohjelmistoon. Tietokoneistetuissa kirjanpitojärjestelmissä kirjanpitäjät voivat olla vastuussa yrityksen pankkitietojen lataamisesta ohjelmistoihin. Tiedostojen varmuuskopiointi toimistopalon tai muun hätätilanteen sattuessa on toinen yhteinen vastuu. Joissakin tapauksissa tietueenhoitajan on ehkä silti kirjattava käsin joitakin kuitteja ja kohteita hallittuun pääkirjaan. Kirjanpitäjät vastaavat usein pienistä käteisvaroista ja pitävät kirjaa toimistotarvikkeiden ostamisesta.
Tehokas kirjanpitäjä järjestää ja arkistoi kohteet päivittäin sen sijaan, että antaisi kuitit ja tiedot kasaantua. Tällainen päivittäinen kirjanpito on pääosa tämän tyyppisestä toimistotyöntekijän työstä, mutta muu hallinnollinen työ voidaan antaa. Kirjanpitäjät tekevät usein pöytäkirjoja kokouksissa ennen tietojen jakamista ja tallentamista.