RFP -hankinta on prosessi, jossa esitetään tarjouspyyntö (RFP) saadakseen tarjouksia tavaroiden tai palvelujen hankinnasta. RFP -hankintaprosessia käytetään laajalti kansainvälisesti sopivana välineenä tietyntyyppisille hankinnoille tai ostotoimille. Vaikka arvot vaihtelevat yrityksittäin, tietyn dollarin arvoisia ostoksia tai sopimuksia hallinnoidaan RFP: n kautta. Toimialasta riippuen RFP -hankintaa käytetään myös: korkean profiilin hankkeisiin, suuriin dollarin arvoisiin hankkeisiin, tavaroiden tai palvelujen koria koskeviin sopimuksiin ja projekteihin, joissa voi olla eturistiriita.
RFP -prosessissa asiakas on vastuussa asiakirjan luomisesta, jossa on kaikki tarvittavat tiedot, tiedot ja määräajat. Nämä tiedot toimitetaan joko ennalta tarkistettuun luetteloon mahdollisista toimittajista tai lähetetään avoimeen verkkoon, jotta kaikilla toimittajilla on pääsy pyyntöön. Toimittajilla on tietty aikaraja, jonka kuluessa niiden on vastattava, sekä sopimuksen tekemiseen liittyvät protokollat ja menettelyt.
Sopimusoikeuden mukaan RFP -prosessi tunnustetaan oikeudenmukaiseksi ja tasapuoliseksi menetelmäksi myyjien vastausten keräämiselle ja sopimuksen tekemiselle. Tämän tuomion ensisijainen perusta perustuu prosessin avoimuuteen. Asiakkaat, jotka tekevät sopimuksia tavarantoimittajille ilman tueksi RFP -prosessiin perustuvia tietoja, voidaan haastaa siviilioikeuteen. Asiakkaalla on velvollisuus toimittaa asiakirjat ja todisteet siitä, että myöntämisprosessi oli oikeudenmukainen ja oikeudenmukainen. Jos näitä tietoja ei toimiteta, seurauksena on suuret sakot, jotka maksetaan epäonnistuneelle toimittajalle.
Korkean profiilin tai dollarin arvoiset projektit hyötyvät RFP -prosessista, koska se kannustaa toimittajia tarjoamaan parhaan mahdollisen hinnan, laadun ja palvelun yhdistelmän. Päätöksenteko on helpompaa, koska kriteerit ovat selvät ja kaikkien toimittajien on toimitettava samat tiedot. Lisäksi tämä prosessi hallitsee myyntihenkilöstön ja asiakkaan välistä vuorovaikutusta, jolloin molemmat osapuolet voivat keskittyä ydinkysymyksiin ja vaatimuksiin.
Tavarakorin sopimus on melko monimutkainen. Tätä lähestymistapaa käytetään tyypillisesti, kun valitaan toimittaja monikäyttöisiin ostoksiin, ei tiettyä hyödykettä. Esimerkiksi toimistotarvikesopimukset tehdään hinnan, toimituksen ja palvelun yhdistelmän perusteella. Jotta hintoja voitaisiin vertailla tasapuolisesti, vastaus perustuu tiettyyn tavarakoriin. Tämä tarkennus tarjoaa työkalun, joka tarvitaan tarkentamisen rajoittamiseen mitattavissa olevaan arvoon.
Eturistiriita voi ilmetä, jos hankinnoista vastaavalla henkilöllä tai käyttäjäryhmällä on henkilökohtaisia yhteyksiä yrityksiin, jotka tarjoavat tätä palvelua tai tuotetta. RFP -hankinnan avulla yritys voi peittää vastaajien nimet, lisätä eri henkilöitä arviointikomiteaan tai käyttää muuta henkilöstöä päätöksenteossa. Tämä on erinomainen tapa välttää kalliita oikeudenkäyntejä.